nebenkosten-blog.de

Rat & Hilfe für Vermieter, Mieter & Wohnungseigentümer

Recht des Mieters zur Belegeinsicht

Der Mieter hat das Recht zur Belegeinsicht in die Abrechnungsunterlagen. Doch wie weit muss ihm Einblick gewährt werden? Wo und mit wem hat die Belegeinsicht stattzufinden? Wer trägt die Kosten? Dieser Beitrag schafft Klarheit.

Einsichtsrecht des Mieters

Der Mieter von preisgebundenem Wohnraum hat ein sehr umfassendes Auskunfts- und Einsichtsrecht. 01)§§ 8 Abs. 4 WoBindG, 29 Abs. 1 NMV Dieses Recht steht dem Mieter während des gesamten Mietverhältnisses zu. Es ist nicht an besondere Voraussetzungen geknüpft 02)BGH VIII ZR 78/05 GE 2006, 502 Aber auch der Mieter von preisfreiem Wohnraum hat ein solches Recht zur Belegeinsicht. Es beschränkt sich allerdings auf die Einsicht in die Abrechnungsunterlagen.

Oftmals ist bereits im Mietvertrag geregelt, dass der Mieter ein Einsichtsrecht in die Abrechnungsbelege hat. Ist jedoch nichts geregelt, folgt dieses Recht aus einer vertraglichen Nebenpflicht des Vermieters.03)BGH VIII ZR 78/05 GE 2006,502 Der Bundesgerichtshof begründete das zum Teil mit einer Analogie zur Neubaumietenverordnung. Mindestens ergibt sich dieses Recht jedoch mittelbar aus § 259 BGB.

Der Mieter hat auch dann weiterhin das Recht zur Einsicht in die Originalunterlagen, wenn der Vermieter ihm die Belege in Kopie zur Verfügung gestellt hat. Er muss sich mit Kopien nicht begnügen, insbesondere dann nicht, wenn er den Eindruck hat, dass sie unvollständig sind.

Wie „tief“ geht die Belegeinsicht?

Der Vermieter muss dem Mieter sämtliche Rechnungen und sonstige Belege im Original vorlegen.04)OLG Düsseldorf WuM 2003, 411 Buchungsbelege oder Kontoauszüge aus der Buchhaltung05)OLG Düsseldorf I-10 W 16/11 GE 2011, 751 genügen nicht. Auch Eigenbelege zählen nicht, wenn eine Zahlung an einen Dritten geleistet wurde.06)LG Kiel WuM 1996, 631

Macht der Vermieter Eigenleistungen geltend, sind an die Belege die gleichen Anforderungen wie an andere Rechnungen zu stellen. Sie müssen ebenso Inhalt und Umfang der Tätigkeit ausweisen. Die Angabe „für Gartenpflege“ beispielsweise reicht nicht.

Beauftragte der Vermieter mit der Gebäudereinigung eine GmbH, bei der er auch Geschäftsführer ist und beauftragt diese GmbH mit den eigentlichen Arbeiten wiederum einen Subunternehmer, so müssen auch die Rechnungen des Subunternehmers an die GmbH vorgelegt werden. Andernfalls wäre für den Mieter ein eventuell enormer Preisaufschlag in der Gebäudereinigungs-GmbH nicht erkennbar.07)LG Bremen WuM 2013, 488

Papierloses Büro und gescannte Belege

Manche Vermieter und Hausverwaltungen haben insgesamt auf ein papierloses Büro umgestellt. Wenn das dahinter stehende Dokumenten-Management-System revisionssicher und vom Finanzamt anerkannt ist, reicht es, wenn der Vermieter dem Mieter Ausdrucke (Kopien) der Belege vorlegt. Das sieht auch das Landgericht Berlin so: Wenn der Vermieter die Belege scannt und die Originale nach drei Monaten vernichtet, genügt grundsätzlich die Vorlage von Ausdrucken, solange der Mieter nicht begründete Zweifel an der Übereinstimmung von Abdruck und Original aufzeigen kann.08)LG Berlin 63 S 192/17 GE 2019, 857

Ob die Übersendung der digitalen Belege per Email genügt, ist unseres Wissens nach noch nicht entschieden. Wir halten das aber für ausreichend.

Anders sieht es aus, wenn der Vermieter kein vollständig papierloses Büro führt: Oftmals werden Rechnungen und andere Belege nämlich nur für den besseren Workflow gescannt, das Original bleibt vorhanden. Dann muss sich der Mieter nicht mit Ausdrucken zufrieden geben. Andernfalls könnte der Mieter nicht prüfen, ob Original und Ausdruck übereinstimmen. Schließlich könne durch Softwarefehler eine Änderung am Ausdruck vorgenommen worden sein.09)Ansicht der Literaturmeinungen Wir halten das für Quatsch, das Amtsgericht Mainz ebenso.10)AG Mainz ZMR 1999, 144

Nicht nur Rechnungen: Auch Verträge, Flächenberechnungen und ggf. Zahlungsbelege!

Das Recht zu Belegeinsicht umfasst nicht nur Rechnungen, sondern auch die zugrundeliegenden Verträge, wenn ohne den Vertrag die Rechnung nicht prüfbar ist.11)BGH VIII ZR 38/11 GE 2012, 825 Denkbar sind hier Vollwartungsverträge von Aufzugsanlagen oder Hausmeisterverträge. Andernfalls kann der Mieter nicht erkennen, ob Instandhaltungs- und Verwaltungskostenanteile ordnungsgemäß abgezogen wurden.

Ebenso muss der Vermieter auch die Grundlagen seiner angewandten Umlageschlüssel offenlegen. Das kann er nur mit der Vorlage von Flächenberechnungen.12)LG Berlin GE 2011, 487 Dem steht auch der Datenschutz nicht im Wege, selbst wenn es sich auch um ganz andere Mietobjekte handelt.13)AG Charlottenburg GE 2005, 805 Lediglich Geburtsdaten und andere für die Abrechnung nicht relevante Informationen dürfen (und sollten!) geschwärzt werden.

Wenn der Vermieter die Betriebskostenabrechnung nach dem sogenannten Abflussprinzip erstellt, hat der Mieter sogar einen Anspruch auf Einsicht in die Zahlungsbelege (Kontoauszüge).14)LG Berlin 65 S 196/18

Verbrauchsdaten der Nachbarn (Heizkostenabrechnung)

Das gleiche gilt auch für verbrauchsabhängige Abrechnungen und verursachungsbezogene Kosten. Dem Mieter sind alle Verbrauchswerte aller anderen Mieter zu zeigen, damit er die Richtigkeit des angesetzten Gesamtverbrauches prüfen kann.15)LG Berlin GE 2013, 1143 Auch hat er ein Recht zu prüfen, ob Kosten verursachungsgerecht verteilt wurden (bspw. Sperrmüllentsorgung).

UPDATE Februar 2018

Der Ansicht des Berliner Landgerichts (siehe oben) hat sich nun auch der Bundesgerichtshof inhaltlich angeschlossen: Der Mieter hat einen Anspruch auch auf Einsicht in die Einzelnutzungsdaten der anderen Nutzer seines Objektes. Eines besonderen Interesses bedarf es dabei nicht.16)BGH VIII ZR 189/17 GE 2018, 577

Vermietung von Wohnungseigentum

Der Vermieter von Wohnungs- oder Teileigentum hat in der Regel außer der Jahresabrechnung des WEG-Verwalter und dem Grundsteuerbescheid keine weiteren Unterlagen. Aber er (der Wohnungseigentümer) hat seinerseits jederzeit das Recht, die Verwaltungsunterlagen einzusehen.17)BGH V ZR 66/10 GE 2011, 491 Er kann also seinen Mieter ermächtigen, die der Nebenkostenabrechnung zugrundeliegenden Belege beim WEG-Verwalter einzusehen, was dieser auch dulden muss.18)BayObLG GE 2004, 1175 Der Einwand des WEG-Verwalters, er sei überfordert, wenn nun jeder „vorbei komme“, ist unbeachtlich.19)BayObLG 2Z BR 175/99 NZM 2000, 873

Art und Weise der Belegeinsicht

nebenkosten-blog.de Belegeinsicht

Abrechnungsunterlagen sind zur Belegeinsicht aufzubereiten.

Die Belege müssen dem Mieter in geordneter Form vorgelegt werden.20)AG Köln WuM 1992, 201 Bei umfangreichen Abrechnungen bedeutet das: Die Belege sind sortiert nach jeweiligen Kostenarten mit einem Deckblatt zu versehen. Auf dem Deckblatt sollte eine Aufstellung aller dahinter vorkommenden Rechnungen und eine Gesamtsumme enthalten sein, damit der Mieter die Belege einfach „abhaken“ kann.

Dieser Aufwand ist auch im Eigeninteresse des Vermieters: Je kürzer die Belegeinsicht dauert, desto besser. Scheut der Vermieter diesen Aufwand, weil sich die Rechnungen in vielen Aktenordner befinden, muss er jede einzelne Rechnung und damit jeden einzelnen Aktenordner vorlegen. Das dürfte nicht schneller gehen als ein einfaches Umheften.

Der Mieter muss sich jedenfalls die Abrechnungsbelege nicht aus mehreren Aktenordnern zusammen suchen.

Für jeden Buchungsvorgang (bzw. Ansatz in der Nebenkostenabrechnung) muss ein Beleg vorliegen. Dieser muss vollständig sein, um seine „Aufgabe als Bindeglied zwischen Vorgang und Kostenansatz“ zu erfüllen.21)OLG Oldenburg ZMR 2008, 238

Die Belegeinsicht ist jedenfalls für den Mieter kostenlos. Es handelt sich nicht um eine Zusatzleistung des Vermieters. Ob ein Hausverwalter vom Eigentümer Kostenersatz verlangen kann, ist eine Frage des Verwaltervertrages.

Für Mieter von Wohnungs- und Teileigentum gilt für die Belegeinsicht beim WEG-Verwalter nichts anderes.

Personen, Ort und Dauer der Belegeinsicht

Zur Belegeinsicht darf der Mieter auch einen Dritten schicken, den er mit dieser Aufgabe betreuen möchte. Er kann sich auch von einem (sogar fachkundigen) Dritten begleiten lassen.22)BGH VIII ZR 78/05 GE 2006, 502 Dem Begleiter oder dem Beauftragten kann der Vermieter nur dann Zutritt verwehren, wenn ebenjener erkennbar nicht an der Belegeinsicht, sondern nur am „Auskundschaften“ interessiert ist.

Der Ort der Belegeinsicht kann im Mietvertrag vereinbart werden. Bei Formularmietverträgen ist darauf zu achten, dass der vereinbarte Ort der Belegeinsicht allein nicht dieses Recht für den Mieter wertlos macht. Das ist dann der Fall, wenn die Belegeinsicht im hunderte Kilometer entfernten Verwaltungssitz des Vermieters erfolgen soll. Eine solche Regelung benachteiligt den Mieter unangemessen.

Die Belegeinsicht dürfte zu Geschäftszeiten des Vermieters stattzufinden haben. Auch ein berufstätiger Mieter kann sich in der Belegeinsicht vertreten lassen. Der Vermieter sollte dem Mieter ausreichend Zeit einräumen: Zweieinhalb Stunden (sic!) seien zu wenig23)AG München NZM 2006, 929; auch vier Stunden (sic!) sollen nicht reichen.24)anderer Auffassung: AG Trier Urteil vom 17.07.2012 – 6 C 331/11

Sitz des Vermieters im gleichen Ort

Haben die Parteien keine Vereinbarung über den Ort der Belegeinsicht getroffen, gilt:

Die Belegeinsicht ist am Sitz des Vermieters (zuhause, Büro, Praxis, Kanzlei, etc.) oder der beauftragten Hausverwaltung durchzuführen, wenn all diese Orte im gleichen Ort sind wie die Mietsache.25)BGH VIII ZR 78/05 NZM 2006, 340 Etwas anderes gilt nur, wenn die Parteien vollkommen zerstritten sind oder der Mieter (bzw. Vermieter) um seine körperliche Unversehrtheit fürchten muss.26)OLG Hamm NZM 1998, 722

Der Mieter hat dann jedoch nicht das Recht, die Originalbelege in seiner Wohnung einzusehen. Die Gefahr des Verlustes der Akten wäre zu groß. Hier wird vertreten, dass die Belegeinsicht zwar im Mietobjekt, aber nicht in der Wohnung stattzufinden habe (bspw. Hausmeisterbüro). Liegen das Mietobjekt und der Sitz des Vermieters (der Hausverwaltung) im gleichen Ort, muss der Vermieter jedenfalls in der Regel keine Originalbelege transportieren oder irgendwo lagern. Dem Mieter sind innerhalb des gleichen Ortes auch lange Fahrtzeiten zuzumuten.

Auch wenn der Mieter aus gesundheitlichen Gründen nicht in der Lage ist, den Sitz des Vermieters aufzusuchen, gilt nichts anderes: Der beeinträchtigte Mieter kann sich durch einen Dritten vertreten lassen oder zumindest auf die Übersendung von Belegkopien bestehen.

Sitz des Vermieters nicht am gleichen Ort

Ist der Sitz des Vermieters oder der Hausverwaltung nicht im selben Ort wie das Mietobjekt, gilt: Während des Mietverhältnisses kann der Mieter verlangen, dass ihm die Originalbelege am bzw. im Mietobjekt vorgelegt werden.27)LG Freiburg 3 S 348/10 NZM 2012, 23 Der ausgezogene Mieter hat keinen Anspruch auf Vorlage der Abrechnungsbelege an seinem neuen Wohnsitz, er wird sich ebenfalls mit der Vertretung durch einen Dritten im Mietobjekt, am Sitz des Vermieters oder aber mit der Übersendung von Belegkopien begnügen müssen.

Welche Fahrstrecke oder Fahrtzeit zwischen Mietobjekt und Sitz des Vermieters als Grenze anzusehen ist, kann nicht pauschal beantwortet werden. Während man von Berlin-Spandau nach Berlin-Köpenick (gleicher Ort!) mehr als eine Stunde unterwegs ist, wurde für eine Entfernung von 16 Kilometern zugunsten des Mieters entschieden, weil der Vermieter im Objekt ein Büro mit Mietersprechstunden unterhielt.28)AG Dortmund GE 2011, 491 In der Literatur ist von 30 bis 100 Kilometern Luftlinie alles vertreten.

Fazit:
Auch wenn die Abrechnungsbelege noch so weit entfernt vom Mietobjekt aufbewahrt werden, braucht sich der Mieter (mit den beiden obigen Ausnahmen) nicht mit Belegkopien zufrieden zu geben, wenn er die Originale sehen möchte.

Für Mieter von Wohnungs- und Teileigentum gilt auch hier insgesamt nichts anderes.

Wenn der Vermieter sich weigert

Aus welchen Gründen auch immer manche Vermieter dem Mieter die Belegeinsicht verweigern, die Folge bleibt immer gleich:

Solange der Mieter nicht vollständig von seinem Einsichtsrecht Gebrauch machen konnte, steht ihm ein Zurückbehaltungsrecht an der Nachzahlung29)§ 273 BGB 30)BGH VIII ZR 78/05 NZM 2006, 340 31)BGH VIII ZR 250/17 GE 2019, 727 und sogar an den laufenden Vorauszahlungen32)BGH VIII ZR 38/11 GE 2012, 825 zu. Endete die Nebenkostenabrechnung mit einem Guthaben, dessen Auszahlung der Vermieter verweigert, darf der Mieter ebenfalls die laufenden Vorauszahlungen in der Höhe des (streitigen) Guthabens zurückbehalten.

Das gleiche gilt, wenn der Vermieter die (umfangreichen) Belege nicht geordnet präsentiert und der Mieter allein deshalb keine Belegprüfung vornehmen kann, weil er die Belege in zahlreichen Aktenordnern nicht findet. Das Recht zur Hinzuziehung von fachkundiger Hilfe für den Mieter in der Belegeinsicht bedeutet nicht, dass der Mieter die Belege erst sortieren muss.33)BGH VIII ZR 78/05 NZM 2006, 340 Es dient lediglich der Erläuterung der Abrechnung für den Mieter durch einen ihm vertrauten Dritten.

Ist der Mieter nicht durch das Vorsortieren der Unterlagen durch den Vermieter in die Lage versetzt worden, anhand der Belege die Kostenansätze in der Nebenkostenabrechnung ohne fremde Hilfe zu überprüfen, fand die Belegeinsicht quasi nicht statt.34)OLG Oldenburg ZMR 2008, 238 Ebenso, wenn die Dauer für die Belegeinsicht zu kurz bemessen ist, siehe oben.

Keine Verweigerung des Vermieters ist es jedoch, wenn er sich nicht neben den Mieter setzt und ihm Beleg für Beleg die Nebenkostenabrechnung erläutert. Weder Vermieter, noch Hausverwalter schulden eine Betreuung während des Termins. In der Praxis ist es aber oftmals ratsam, dem Mieter dessen Fragen kurz und präzise vor Ort zu beantworten, zumal die Alternative nur ausführlicher Schriftverkehr wäre.

Fußnoten / Quellennachweis   [ + ]

3 Kommentare

  1. Das ist wirklich sehr interessant und sollte jeder Mieter wissen. Manchmal bleibt es aber auch nicht erspart, trotzdem den Rechtsanwalt oder Mieterschutzbund einschalten zu müssen. Leider.

  2. Hallo Jan,

    ich hab gerade den Beitrag zum Thema Belegeinsicht gelesen, da ich selbst vor vielen Wochen Belegeinsicht bei meiner Hausverwaltung erbeten habe, weil meine letzte Abrechnung mehrere „interessante“ Kostensteigerungen enthält (z.B. sind „meine“ Hauswartkosten um 68 % auf knapp 200 € im Jahr gestiegen und die neue Position „Dachrinnenreinigung“, ist mit über 2.000 € für 2 Mehrparteien-Wohnblocks sehr auffällig).
    Also habe ich ich in den letzten Wochen viel recherchiert und gemerkt, dass es zu einzelnen Punkten oft mehrere gute Quellen gibt. Aber ich kenne keine Quelle, die das Thema so leicht verständlich, umfassend und dennoch komprimiert darstellt. Und da ich als gelernter Verwaltungsfachangestellter auf Quellenangaben stehe, finde ich den Beitrag mit satten 25 Quellenangaben wirklich gut belegt. Ich hab hier echt viele neue, hilfreiche Infos bekommen.

    Weiter so!

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht.