Keine Kostenposition wird im Streitfall so häufig angegriffen, wie die Hausmeister- und Hauswartkosten. Der Hauswart erfüllt in der Praxis sowohl umlagefähige, als auch nicht umlagefähige Aufgaben. Hierbei stellt sich die Frage der Kostentrennung zwischen beiden Bereichen – hierzu siehe unten.

Umlagefähige Aufgaben des Hauswartes

Die umlagefähigen Aufgaben des Hauswartes gliedern sich in zwei Bereiche: Sicherheit und Ordnung.

Sicherheitsaufgaben

Dieser Bereich umfasst beispielsweise folgende Aufgaben:

  • Sicherstellen, dass alle Fluchtwege im Objekt frei sind
  • mögliche Brandherde erkennen und entfernen (lassen), bspw. Krafträder im Keller
  • Schließen der Außentüren oder der Grundstückseinfriedung
  • Kontrolle der Beleuchtung von Gemeinschaftsflächen
  • Kontrolle von Abflüssen auf Gemeinschaftsflächen und der Grundstücksentwässerung
  • Kontrolle technischer Anlagen auf Funktionsbereitschaft
  • Kontrolle von Handwerkern und Fremdfirmen (sofern es sich um umlagefähige Kosten handelt)
  • Kontrolle des Objektes auf Verkehrssicherheit (Glättebeseitigung, Stolperfallen, etc.)
  • Erreichbarkeit in Notfällen zur Abhilfe oder Organisation01)LG Köln 10 S 463/96 WuM 1997, 230

Ordnungsaufgaben

Dieser Bereich dient in erster Linie der Überwachung und Durchsetzung der Hausordnung:

  • Kontrolle der Treppenhausreinigung und des Winterdienstes
  • Kontrolle der Ruhezeiten
  • Bereitstellen von Müllgefäßen zur Müllabfuhr
  • Kontrolle und Durchsetzung der ordnungsgemäßen Nutzung gemeinschaftlicher Flächen

Nicht umlagefähige Aufgaben des Hauswartes

nebenkosten-blog.de Hausmeister- und Hauswartkosten

Viele Hauswarte übernehmen auch nicht umlagefähige Arbeiten: Reparaturen und Verwaltungstätigkeiten

Reparaturen und Instandsetzungen

Allgemeine Wartungs- und Reparaturarbeiten, die nicht unter einer anderen Nebenkostenart als ausdrücklich umlagefähig vereinbart sind, sind auch bei den Hausmeister- und Hauswartkosten nicht umlagefähig. Das gilt auch für Kleinreparaturen und die dazugehörigen Materialkosten.

Sofern der Hausmeister umlagefähige Wartungs- und Pflegearbeiten durchführt, ist dieser Aufwand bei den Kosten des Hauswartes abzurechnen.02)LG Hamburg WuM 1990, 561

Verwaltungstätigkeiten

Häufig werden Hauswarte mit zahlreichen Verwaltungstätigkeiten zur Entlastung des Vermieters (bzw. der Hausverwaltung) betreut. Exemplarisch ist die Verteilung von Briefen im Haus oder auch das Mietinkasso, Durchführung von Wohnungsbesichtigungen, -übergaben oder -abnahmen, Annahme und Bearbeitung oder Weiterleitung von Mängelmeldungen sowie die Betreuung und Kontrolle von Handwerkern und die Abnahme deren Leistungen.

Zu den nicht umlagefähigen Kosten im Bereich der Hausmeisterleistungen zählt das Landgericht Berlin auch die Notdienstbereitschaft bzw. Notdienstpauschalen, weil es sich dabei bei der Entgegennahme von Schadensmeldungen um Verwaltungsaufgaben handele.03)LG Berlin 64 S 25/18

Auch die Kosten großer Hausmeisterzentralen, die manche Großvermieter zur Koordination einzelner Hauswarte haben, sind im Verwaltungsbereich anzusiedeln und daher nicht umlagefähig.

Ebenfalls nicht umlagefähig sind die Kosten eines Hausmeisterbüros,04)LG Aachen DWW 1993, 41 Telefonkosten des Hauswartes in nicht umlagefähigen Bereichen oder sonstige „Büromittel“, die der Hauswart verbraucht.

Trennung zwischen umlagefähigen und nicht umlagefähigen Hausmeister- und Hauswartkosten

Bei festangestellten Hausmeistern ist im Prinzip die Führung und Auswertung von Stundenzetteln die einzige Möglichkeit, die Betriebskostenabrechnung materiell korrekt zu erstellen. Sämtliche Schätzungen, wonach (früher) nicht umlagefähige Kostenanteile pauschal vorweg abgezogen wurden, sind seit der BGH-Entscheidung05)BGH VIII ZR 27/07 GE 2008, 662 zu diesem Thema nicht praktikabel:

Zwar habe der Mieter keinen Anspruch darauf, dass Stundenzettel geführt werden, allerdings ist der Vermieter beweispflichtig, wie hoch der tatsächlich angefallene umlagefähige (Zeit-)Aufwand war – da kommt aus unserer Sicht kein Vermieter um Stundenzettel herum.

Angeblich soll die Auswertung mehrerer Monate reichen, um eine für künftige Abrechnungszeiträume gültige Quote zu ermitteln, solange sich das Betätigungsfeld des Hausmeisters nicht verändert.06)Lützenkirchen in Lützenkirchen § 556 Rn. 159 Wir halten das jedoch für unnötig riskant, zumal die Führung von Stundenzetteln in Excel einfache und nur schwer bestreitbare Auswertungen erlaubt.

Bei beauftragten Dienstleistern ergibt sich einerseits die sehr praktikable Möglichkeit, zwei separate Verträge abzuschließen: Ein Vertrag mit einem Leistungsumfang, der nur die umlagefähigen Tätigkeiten abbildet und ein weiterer Vertrag mit den restlichen Arbeiten. Hierbei gehen manche Vermieter dazu über, die Kosten der nicht umlagefähigen Teile möglichst gering zu halten – zulasten der umlagefähigen Kostenteile. Eine 80/20-Quote (umlagefähig zu nicht umlagefähig) sollte bei normaler Hauswarttätigkeit aus unserer Ansicht nicht unterschritten werden. Ohnehin finden wir folgende Variante besser:

Andererseits ergibt sich bei beauftragten Dienstleistern die Möglichkeit, über den umlagefähigen Leistungsumfang einen Pauschalvertrag abzuschließen und jede nicht umlagefähige Handlung des Dienstleisters gesondert berechnen zu lassen. Dieses Vorgehen erlaubt bei einer Belegeinsicht des Mieters die überaus anschauliche Darstellung (durch Vorlage vieler separater – nicht umgelegter – Rechnungen), dass eben keine umlagefähigen Kosten in der Nebenkostenabrechnung enthalten sind.

Ansatzfähige Hausmeister- und Hauswartkosten

Folgende Kosten können umgelegt werden (oder auch nicht):

Personalkosten

Umlagefähig: ja.

Begründung / Fundstelle: § 2 Nr. 14 BetrKV, bei fest angestellten Hausmeistern bestehend aus:

  • Arbeitslohn
  • Weihnachtsgeld
  • Lohnnebenkosten einschließlich Arbeitgeberanteile
  • Beiträge zur betrieblichen Altersversorgung
  • pauschale Lohnsteuerbeträge
  • zusätzlich dazu die Kosten der Krankheits- und Urlaubsvertretung

Geldwerte Leistungen an den Hausmeister

Umlagefähig: ja.

Begründung / Fundstelle: § 2 Nr. 14 BetrKV, inklusive Kosten der Hausmeisterwohnung bzw. die Differenz bei verringertem Mietzins zur ortsüblichen Vergleichsmiete.

Kosten eines Hauswartunternehmens

Umlagefähig: ja.

Begründung / Fundstelle: § 2 Nr. 14 BetrKV. Hierbei ist allerdings darauf zu achten, dass auch nur umlagefähige Tätigkeiten abgerechnet werden, siehe oben!

Kosten von Altersteilzeitvereinbarungen

Umlagefähig: bedingt.

Begründung / Fundstelle: Während der Phase, in der der Hauswart den halben Lohn bei voller Arbeit erhält, sollten Rückstellungen gebildet werden, die dann ebenfalls umlagefähig sind. Jedenfalls unzulässig ist es, neue Mieter später mit (nachgelagerten) Lohnzahlungen an den Hauswart zu belasten, denen während ihrer Mietzeit keine Leistung gegenüber steht.

Sachmittel

Bei den Sachmitteln gibt es einige Gerichtsurteile, die eine Umlagefähigkeit angenommen haben. Dabei durfte es sich jedoch nicht um Kosten oder Teile von Kosten handeln, die dem Verwaltungs- oder Instandhaltungsbereich zuzurechnen sind:

anteilige Telefongebühren

Umlagefähig: ja.

Begründung / Fundstelle: AG Hannover.07)AG Hannover WuM 1994, 435

Fahrtkosten

Umlagefähig: ja.

Begründung / Fundstelle: Sternel,08)Sternel III Rn. 353 nicht jedoch für Fahrten zwischen verschiedenen Objekten.

Arbeitskleidung oder Arbeitsschuhe

Umlagefähig: nein.

Begründung / Fundstelle: Amtsgericht Brandenburg an der Havel09)AG Brandenburg an der Havel 31 C 210/09 GE 2010, 915 und Amtsgericht Lörrach10)AG Lörrach WuM 1996, 628

Sachkosten aus anderen Betriebskostenarten / Nebenkostenarten

Umlagefähig: ja.

Begründung / Fundstelle: Dann abzurechnen unter der jeweiligen anderen Nebenkostenposition (bspw. Gartenpflege).

Betrachtungen zum Wirtschaftlichkeitsgrundsatz bei Hausmeister- und Hauswartkosten

Die Umlage der Hausmeisterkosten ist nur statthaft, wenn dessen Einschaltung sachlich gerechtfertigt ist:

Gab es bei Mietvertragsabschluss keinen Hausmeister und soll später ein Hausmeister angestellt oder beauftragt werden, bedarf es zur Abrechnung einerseits einer entsprechenden Umlagevereinbarung, andererseits einer Änderung der tatsächlichen Verhältnisse im Objekt.

Sofern Gartenpflege, Hausreinigung und Schneebeseitigung bereits an andere Dienstleister vergeben sind, bleibt bei kleinen bis mittelgroßen Gebäuden keine Aufgabe mehr, die den Einsatz eines Hausmeisters rechtfertigen würde – vereinzelte Kontrollgänge sind dem Vermieter oder der Hausverwaltung zuzumuten.14)AG Hannover WuM 1984, 168

Die Vergütungshöhe unterliegt ferner dem Wirtschaftlichkeitsgebot. Hierbei sind die Umstände des Einzelfalles zu berücksichtigen: Die Lage des Objektes, die Bewohnerstruktur und der Leistungskatalog des Hausmeisters.

Eine Verdoppelung der Hausmeister- und Hauswartkosten durch Beauftragung eines externen Dienstleisters bei gleichzeitiger Freisetzung eines bisher angestellten Hausmeisters ohne sachlichen Grund verstößt gegen das Wirtschaftlichkeitsgebot.

Wird die Hausmeistertätigkeit von ungelernten Kräften ausgeführt, dürfen auch nur Kosten in Höhe des Arbeitsentgeltes für ungelernte Arbeitskräfte angesetzt werden.

Umlage der Hausmeister- und Hauswartkosten in der Nebenkostenabrechnung

Der richtige Umlageschlüssel ist bei den Hausmeisterkosten recht einfach, da bei reiner Wohnnutzung jeder Mieter den gleichen Nutzen am Hausmeister hat. Die Anwendung des Personenschlüssels ist unzulässig, es empfiehlt sich (wie fast immer) der Flächenschlüssel.

Arbeiten, die der Hausmeister für den Vermieter (Instandhaltungs- und Verwaltungstätigkeiten) oder für einzelne Mieter erledigt, fließen selbstverständlich nicht in die Umlage für alle Mieter ein.

Hausmeister- und Hauswartkosten bei mehreren Objekten

Gelegentlich wird ein Hausmeister für mehrere Objekte eingestellt. Liegen diese Objekte örtlich nah beieinander, kann über die Bildung einer Wirtschaftseinheit nachgedacht werden. Diese scheidet jedoch aus, wenn die Objekte über das komplette Stadtgebiet verteilt liegen.

In der Praxis werden dann die Gesamtkosten des Hausmeisters durch die Gesamtflächen der jeweils beteiligten Objekte dividiert und so die Anteile der einzelnen Objekte ermittelt:

Objekt 1: 2.000 m² – 20 % – Objektkosten 4.800 Euro (p. a.)
Objekt 2: 3.000 m² – 30 % – Objektkosten 7.200 Euro (p. a.)
Objekt 3: 5.000 m² – 50 % – Objektkosten: 12.000 Euro (p. a.)

Gesamtfläche: 10.000 m²  – 100 % – Gesamtkosten: 24.000 Euro (p. a.)

Um Einwendungen des Mieters vorzubeugen, sollte diese Vorverteilung in der Betriebskostenabrechnung mitgeteilt werden, obgleich das keine formelle Voraussetzung mehr ist.

Die so ermittelten Objektkosten werden in der Praxis dann auf die jeweiligen Objektflächen verteilt.

Das Amtsgericht Schöneberg ist jedoch der Auffassung, dass eine solche Vorverteilung nicht zulässig ist, weil nicht nachgewiesen wurde, dass zwischen Kostenanfall und den jeweiligen Flächen ein Zusammenhang bestehe.15)AG Schöneberg AZ 109a C 316/04; GE 2005, 58 Es ist also ratsam, mit dem Hausmeister entweder separate Verträge je Objekt zu schließen oder aber im Arbeitsvertrag auch gleich die Arbeitszeiten für die einzelnen Objekte zu regeln. Alternativ bleibt zudem noch die Führung von Stundenzetteln.

Hausmeister- und Hauswartkosten bei gemischter Nutzung und Stellplätzen

Wird der Hausmeister von einer Nutzergruppe erheblich mehr in Anspruch genommen, sind die Kosten entsprechend vorzuverteilen. Das gilt sowohl für (oder gegen) Gewerbenutzung, als auch für Stellplätze und Garagen.