Neben den formellen Anforderungen an die Nebenkostenabrechnung bestehen auch zahlreiche inhaltliche = materielle Anforderungen an die Abrechnung. Dieser Beitrag beschäftigt sich mit der:

Zusammenstellung Gesamtkosten aus materieller Sicht

Der Begriff „Zusammenstellung“ ist recht eindeutig: Alle angefallenen Kostenarten sind aufzuführen. In welchem Umfang und in welcher Detailschärfe das zu erfolgen hat, ist jedoch umstritten.

Angabe der Gesamtkosten

In der Literatur wird vertreten, dass die Gesamtkosten aus Gründen der materiellen Richtigkeit immer angegeben werden sollten, auch wenn sie nicht umlagefähig sind und es formell eigentlich nicht notwendig wäre. Dadurch könne der Mieter erkennen, dass tatsächlich eine Unterscheidung zwischen umlagefähigen und nicht umlagefähigen Kosten erfolgte. Das erspare dem Vermieter Rückfragen.

Wir stimmen dem (mit einer kleinen Einschränkung) zu. Ob der Vermieter in der Abrechnung selbst kenntlich macht, dass er einen Vorwegabzug vorgenommen hat, oder diese Information im Anschreiben mitteilt, bleibt ihm überlassen.

Angabe der Nebenkostenarten

Nicht nur in formeller, sondern auch in materieller Hinsicht ist die einzelne Bezeichnung der angefallenen Nebenkosten unbedingt erforderlich.01)KG neg. RE vom 28.05.1998 NZM 1998, 620 Der Mieter muss allein aus der Positionsbezeichnung erkennen können, ob auch Kosten in der Betriebskostenabrechnung enthalten sind, die entweder nicht vertraglich vereinbart waren oder ihrem Wesen nach keine Betriebskosten sind. Werden also unzulässig zusammengefasste Positionen in die Abrechnung eingestellt, liegt nicht nur ein materieller, sondern sogar ein formeller Mangel der Abrechnung vor.

Zu beachten ist auch, dass in der Betriebskostenverordnung zwei Nebenkostenarten zusammen aufgeführt sind, die nicht zusammen in einer Position abgerechnet werden dürfen:

§ 2 Nr. 8 BetrKV: Straßenreinigung und Müllbeseitigung

Hier sind zwei Positionen in der Abrechnung zu bilden:
Straßenreinigung
Müllbeseitigung

sowie

§ 2 Nr. 9 BetrKV: Kosten der Hausreinigung und Ungezieferbekämpfung

Auch hier sind zwei Positionen in der Abrechnung anzulegen:
Hausreinigung
Ungezieferbekämpfung

Eine Ausnahme von dieser „Trennungspflicht“ besteht lediglich bei den Kosten der Wasserversorgung und der Entwässerung. Obgleich das in der Betriebskostenverordnung zwei Positionen sind, dürfen diese Nebenkosten in einer Position abgerechnet werden, wenn die Kosten anhand des gleichen Hauptwasserzählers berechnet werden.

Angabe der einzelnen Rechnungen

Zusammenstellung Gesamtkosten

Manchmal sinnvoll: Angabe aller einzelnen Rechnungen.

Einzelne Rechnungsdaten müssen nicht in der Nebenkostenabrechnung aufgeführt werden.02)LG Hamburg WuM 1997, 180 03)KG neg. RE vom 28.05.1998 NZM 1998, 620 Das liegt daran, dass der Mieter mit Angaben wie Rechnungsnummern, Rechnungsstellern oder Rechnungszeiträumen im Einzelnen nichts anfangen kann. Er hat ohnehin ein Recht in die Einsicht der der Abrechnung zugrundeliegenden Belege, die ihm dann ordentlich sortiert vorzulegen sind.

Nichtsdestoweniger kann es sinnvoll sein, dem Mieter gleich mit der Abrechnung eine geordnete Aufstellung aller Rechnungen zu übersenden. Unsere Abrechnungsvorlage bietet diese Möglichkeit automatisch. Wir entscheiden in unserer Praxis von Fall zu Fall, ob die Rechnungsaufstellung mitgeschickt wird: Rechnen wir ein Objekt zum ersten Mal ab, geben wir den Mietern diese sehr detaillierte Zusammenstellung der Gesamtkosten inkl. einzelnen Rechnungsdaten als vertrauensbildende Maßnahme unaufgefordert an die Hand.

Angabe der Verbrauchswerte aus den Rechnungen

Grundsätzlich gilt: Wenn die Kosten nicht verbrauchsabhängig abgerechnet werden, sind die Verbrauchsdaten des Hauses in der Abrechnung nicht anzugeben.

Gleiches gilt, wenn zwar Einzelzähler vorhanden sind, diese jedoch nicht für die Abrechnung verwendet werden (Eichgültigkeit abgelaufen, Ablesung versäumt).

Einige Autoren vertreten die Auffassung, dass der Mieter mit dieser Angabe erkennen könnte, ob eine Kostensteigerung aus einer Erhöhung des Preises oder aus einer Erhöhung des Verbrauchs resultiert. Hiergegen ist einzuwenden, dass sich der Mieter im Rahmen seines Rechts zur Einsicht in die Belege Klarheit über diese Frage verschaffen kann.

Werden die Kosten jedoch nach Verbrauch abgerechnet, müssen die Verbrauchswerte des Hauses und des Mieters angegeben werden. Die Angabe „lt. Zähler“ genügt nicht.04)LG Gießen NJW-RR 1996, 1163

Vergleich mit den Kosten des Vorjahres

Eine Gegenüberstellung der Zusammenstellung Gesamtkosten mit den Kosten des Vorjahres ist nicht erforderlich. Dies würde den Vermieter zu sehr belasten, ohne, dass es für den Mieter einen signifikanten Mehrwert gäbe.05)LG Berlin GE 1991, 149 Entweder hat der Mieter die Nebenkostenabrechnung des Vorjahres, oder er kann sie beim Vermieter im Rahmen der Belegeinsicht einsehen.

Erläuterung der Zusammenstellung Gesamtkosten

Viele Vermieter und Verwalter sind hartnäckig der Auffassung, dass jede Nebenkostenabrechnung grundsätzlich erläutert werden muss. Das stimmt jedoch nicht! Lediglich bei Besonderheiten der Abrechnung oder bei signifikanten Änderungen der Abrechnungsweise zum Vorjahr sind Erläuterungen aus materieller Sicht notwendig. Der Vermieter kann diese Erläuterungen aber auch nach Erteilung der Abrechnung geben. Insbesondere dadurch, dass er die Fragen des Mieters beantwortet. Eine Übersendung gleich mit der Abrechnung ist weder für die materielle, noch für die formelle Richtigkeit der Abrechnung erforderlich!

Beispiele für notwendige Erläuterungen

Wenn ein Hausmeister für mehrere Objekte des Vermieters tätig ist, muss erläutert werden, wie die Kosten auf die einzelnen Objekte aufgeteilt wurden.

Die Grundlagen sämtlicher Schätzungen müssen erläutert werden.06)AG Brühl WuM 1996, 628

Beispiel:
Der Stromverbrauch eines Gerätes soll von den Beleuchtungskosten abgezogen werden. Dann ist eine Schätzung nur zulässig, wenn sie die Leistungsaufnahme des Gerätes und die Dauer seines Einsatzes pro Jahr und damit den Stromverbrauch herleitet. Hingegen unzulässig sind – übrigens generell – „pauschale Schätzungen“. Schätzungen können ihrem Wesen nach nicht pauschal sein.

Auch sämtliche Vorwegabzüge sind entweder zu erläutern, oder in der Zusammenstellung Gesamtkosten gleich mit anzugeben:

Bei gemischt genutzten Gebäuden ist eine Erläuterung erforderlich, inwieweit einzelne Kosten für die Gewerbeflächen getrennt erfasst wurden oder auch, warum das nicht möglich war.10)AG Wiesbaden WuM 1996, 96 Auch die Entscheidung des Vermieters, dass eine getrennte Abrechnung einzelner Kosten nicht notwendig war, weil die Gewerbeflächen keine höheren Kosten produzieren, ist erläuterungsbedürftig.11)LG Berlin GE 2000, 1032

Sämtliche signifikanten Kostensteigerungen im Vergleich zum Vorjahr sind zu erläutern, damit der Mieter die Plausibilität der neuen Kostenansätze prüfen kann.12)Stromkosten: AG Brühl WuM 1991, 121 13)Wasserkosten: AG Hamburg Urteil vom 26.03.1996 AZ 43b C 1900/95 14)Gartenpflege- und Hausmeisterkosten: LG Kiel WuM 1996, 628

Bei der Umlage von Kosten der Sperrmüllentsorgung soll der Vermieter erläutern, welche Anstrengungen er unternommen hat, um die Entstehung von Sperrmüll zu unterbinden.15)LG Berlin GE 2001, 1469 Diese Auffassung dürfte sich jedoch nach dem BGH-Urteil zu Sperrmüllkosten16)BGH VIII ZR 137/09 erledigt haben.

Fehlende Erläuterung ist kein formeller Mangel

Noch einmal zur Wiederholung, wir können es nicht oft genug betonen: Erläuterungen können auch „nachgeschoben“ werden, um eine materiell ordnungsgemäße Abrechnung zu erreichen. Sie sind nicht in der Abrechnung selbst (formell) erforderlich. Fehlende Erläuterungen sind kein formeller Mangel der Nebenkostenabrechnung!

Fußnoten / Quellennachweis   [ + ]