Zur Jahresabrechnung der WEG gehört zwingend auch die Darstellung der Entwicklung der Instandhaltungsrücklage. Sie soll den Eigentümern ermöglichen, die Vermögenslage der Gemeinschaft zu erkennen und die Abrechnung auf Plausibilität zu prüfen. Wenn in diesem Beitrag von einer Instandhaltungsrücklage die Rede ist, sind damit natürlich sinngemäß auch die Fälle gemeint, in denen es in einer WEG wegen entsprechender Bestimmungen der Gemeinschaftsordnung mehrere Instandhaltungsrücklagen gibt.

Einführung Instandhaltungsrücklage

Um das zu erreichen, sind

  • einerseits die tatsächlichen Zahlungen der Eigentümer auf die Rücklage (Einnahmen) und
  • andererseits die von den Eigentümern geschuldeten Zahlungen (Soll-Vorschüsse)

anzugeben.01)BGH V ZR 44/09 ZWE 2010, 170 02)LG Köln 29 S 241/13 ZWE 2015, 43 Damit ist es möglich, den tatsächlichen Bestand der Instandhaltungsrücklage und eventuell rückständige Beiträge der Wohnungseigentümer zu erkennen. Dabei ist die Soll-Zuführung entgegen jahrzehntelanger Praxis der WEG-Verwalter nicht als Ausgabe in der Abrechnung zu behandeln, da andernfalls nicht der tatsächliche Rücklagenbestand dargestellt würde.03)BGH V ZR 44/09 ZWE 2010, 170

Ausgaben der WEG, die über die Instandhaltungsrücklage finanziert wurden, sind in den Einzelabrechnungen der Eigentümer nicht als Ausgaben aufzunehmen. Denn schließlich haben die Eigentümer diese Ausgaben bereits durch die Ansparung der Instandhaltungsrücklage bezahlt.04)LG Köln 29 S 190/11 BeckRS 2012, 06654 05)AG Düsseldorf 290a C 6117/12 BeckRS 2013, 07043

Beiträge zur Instandhaltungsrücklage

InstandhaltungsrücklageDie tatsächlich geleisteten Beiträge zur Instandhaltungsrücklage06)§ 21 Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 WEG sind getrennt von den übrigen Bewirtschaftungsbeiträgen07)§ 21 Abs. 1 Satz 2 Nr. 2 WEG in der Gesamtabrechnung als Einnahmen auszuweisen. Während die laufenden Bewirtschaftungsbeiträge gemäß ihrer Zweckbestimmung in den Einzelabrechnungen als Vorauszahlungen anzusetzen sind, sind die Rücklagenbeiträge in der Entwicklung der Instandhaltungsrücklage darzustellen.

Werden die eingenommenen Rücklagenbeiträge auf ein separates Bankkonto umgebucht, handelt es sich dabei nicht um eine Ausgabe, weil kein Mittelabfluss aus dem Gemeinschaftsvermögen stattfindet. Solche Transferbuchungen innerhalb der Gemeinschaft dürfen nicht als Ausgabe in die Abrechnung aufgenommen werden.08)BGH V ZR 44/09 ZWE 2010, 170 09)LG Berlin ZWE 2013, 374

Gleiches gilt für rückständige – also noch nicht von den Eigentümern eingezahlte – Beiträge zur Instandhaltungsrücklage. Diese sind weder Ausgaben, noch sonstige Kosten. Zur Anspruchssicherung der Gemeinschaft auf diese Beitragsrückstände müssen diese auch nicht in der Abrechnung neu bekräftigt werden, weil der ursprüngliche Beschluss über den Wirtschaftsplan auch nach Aufstellung der Abrechnung Anspruchsgrundlage für die rückständige Beiträge bleibt.10)BGH V ZR 44/09 ZWE 2010, 170 11)OLG München 34 Wx 148/06 ZMR 2007, 723

Ob Zinserträge aus der Instandhaltungsrücklage bei ihr verbleiben oder in die Gesamtabrechnung als Einnahme aufgenommen werden, hängt von der Gemeinschaftsordnung ab. Im Regelfall mehren die Zinsen die Instandhaltungsrücklage und haben demnach keine Auswirkung auf das Ergebnis der Jahresabrechnung.

Häufiger Irrglaube: Rücklage ist NICHT das, was auf dem Rücklagekonto liegt!

Die Beiträge der Eigentümer zur Instandhaltungsrücklage unterliegen einer besonderen Zweckbestimmung, die sich aus dem Wirtschaftsplan ergibt. Damit sind die Beiträge unabhängig davon, wo dieses Geld liegt, als Mehrung der Instandhaltungsrücklage zu behandeln. Haben die Eigentümer die Beiträge auf das laufende Bewirtschaftungskonto eingezahlt und der Verwalter hat es am Jahresende nicht auf das Rücklagekonto transferiert, so handelt es sich bei diesen Beiträgen dennoch um Rücklagenzuführungen. Auf eine Übertragung der Rücklagenbeiträge kommt es entgegen einer weit verbreiteten falschen Ansicht nicht an!

Anders formuliert: Rücklage ist Rücklage, egal auf welchem Bankkonto der WEG sie liegt.

Verwendung der Rücklage für laufende Bewirtschaftung

Die Verwendung der Instandhaltungsrücklage für die laufende Bewirtschaftung ist als Liquiditätsgründen zulässig, wenn die Eigentümer dem Verwalter das gestatten. Hierfür sollte sich jeder Verwalter einen sogenannten Vorratsbeschluss geben lassen, um nicht im Fall eines Liquiditätsproblems erst noch eine Eigentümerversammlung einberufen zu müssen.

Ist nach Beendigung des Liquiditätsengpasses bis zum Jahresende wieder genug Geld vorhanden, muss der Verwalter die Rücklage wieder „auffüllen“. Damit entspricht die tatsächliche Instandhaltungsrücklage der Soll-Rücklage.

Ist das zum Jahresende jedoch nicht der Fall, „fehlt“ also noch immer Geld in der Rücklage, dann muss der Verwalter das im Rahmen der Entwicklung der Instandhaltungsrücklage auch so darstellen (sogenannte Ist-Rücklage).

Der Autor hat in der Praxis schon zahlreiche Jahresabrechnungen von Verwaltern gesehen, deren angebliche Instandhaltungsrücklage höher ist, als das Gesamtvermögen der Gemeinschaft. Dass das nicht sein kann, leuchtet ein. Es ist nichts dagegen zu sagen, dass der Verwalter zur Sicherstellung der Bewirtschaftung auf die Rücklage zurückgreift, wenn die Eigentümer das gestattet haben. Dann muss man es aber auch in der Rücklagendarstellung ausweisen.

Teilzahlungen der Eigentümer

Ein praktisches Problem stellt der Fall dar, wenn ein Eigentümer nicht exakt das zahlt, was er laut Wirtschaftsplan monatlich zahlen soll. Während die Überzahlung noch relativ einfach zu behandeln ist (Rücklagenbeitrag ausgleichen, Überzahlung auf Bewirtschaftungskosten), stellt sich die Frage, wie mit einer Unterzahlung umzugehen ist. Die Rechtsprechung und Literatur sind sich hier nicht einig.

Das Bürgerliche Gesetzbuch kennt eine Vorschrift, wie Teilleistungen auf unterschiedliche Forderungen zu verrechnen sind.12)§ 366 BGB Jedoch ist diese Vorschrift nicht unmittelbar anwendbar, da es sich bei der Hausgeldschuld des Eigentümers nicht um unterschiedliche Forderungen, sondern um eine einheitliche Schuld handelt.13)§ 28 Abs. 2 WEG

Drei Varianten sind denkbar

Denkbar sind drei Lösungsmöglichkeiten:

  1. Obgleich § 366 BGB eigentlich nicht wirklich „passt“, soll er nach verbreiteter Ansicht anwendbar sein. Demnach soll analog § 366 Abs. 1 WEG eine Tilgungsbestimmung des Eigentümers – sofern er sie getroffen hat – maßgeblich für die Verbuchung der Teilzahlungen sein.
  2. Hat der Eigentümer keine Tilgungsbestimmung angegeben, so soll nach ebenfalls verbreiteter Ansicht eine anteilige Verbuchung jeweils auf die Bewirtschaftungsbeiträge und die Beiträge zur Instandhaltungsrücklage erfolgen.14)§ 366 Abs. 2 BGB 15)LG Köln 29 S 181/11 ZWE 2012, 280
  3. Zuletzt wäre denkbar, dass zunächst auf die „lästigere Schuld“ getilgt würde.16)§ 366 Abs. 2 BGB Dabei soll nach Ansicht einiger Autoren zunächst der Bewirtschaftungsanteil des Hausgeldes ausgeglichen werden. Schließlich handele es sich hierbei um die Schuld, die alle übrigen Miteigentümer dem Risiko der persönlichen Inanspruchnahme für Verbindlichkeiten der Gemeinschaft aussetze.17)§ 10 Abs. 8 Satz 1 WEG

Wir tendieren zu Variante 3 mit der Änderung, dass wir zunächst vollständig auf die Rücklagenbeiträge buchen würden. Das Argument, dass die übrigen Wohnungseigentümer einem Haftungsrisiko ausgesetzt sind, greift unserer Ansicht nach auch für Verbindlichkeiten, die aus Maßnahmen entstehen, die über die Instandhaltungsrücklage finanziert werden. Fehlen benötigte Rücklagenbeiträge, ergibt sich hier gleichfalls ein Haftungsrisiko der übrigen Eigentümer.

Alternativ wäre Variante 2 aus unserer Sicht noch vertretbar. Variante 1 hingegen scheidet vollkommen aus: Der teilzahlende Eigentümer hat kein Tilgungsbestimmungsrecht, da es sich um eine einheitliche Hausgeldschuld handelt.

Eleganteste Lösung: Vereinbarung über Tilgungsreihenfolge

Die aus unserer Sicht eleganteste Lösung stellt eine Vereinbarung der Wohnungseigentümer darüber dar, wie mit solchen Teilzahlungen umzugehen ist.

Steuerliche Behandlung der Instandhaltungsrücklage

Zunächst einmal ist die Rücklage Bestandteil des Vermögens der rechtsfähigen Wohnungseigentümergemeinschaft. Demnach sind steuerliche Aspekte der Wohnungseigentümer nicht Bestandteil der Jahresabrechnung der WEG.

Nichtsdestoweniger kann der vermietende Wohnungseigentümer Werbungskosten für Instandhaltungsaufwendungen (das gemeinschaftliche Eigentum betreffend) nach § 9 Abs. 1 EStG geltend machen.18)BFH NZM 2012, 125 19)BFH ZMR 2013, 366 Und da liegt das Problem: Da die Instandhaltungsrücklage Gemeinschaftsvermögen ist, muss der Verwalter die dem Wohnungseigentümer anteilige zuzurechnenden Ausgabenbeträge nicht einzeln ausweisen! Anders sieht es natürlich aus, wenn er sich im Verwaltervertrag dazu verpflichtet hat.

Ungeachtet dessen dürfte es für den Verwalter keine große Herausforderung sein, dem Wohnungseigentümer eine Bescheinigung auszustellen, die dessen Anteil an den Bewegungen der Instandhaltungsrücklage ausweist. Wie beschrieben, ist er hierzu jedoch entgegen einer weit verbreiteten Ansicht nicht verpflichtet. Der Wohnungseigentümer hat auch gegenüber seinem Finanzamt immer die Möglichkeit, seine Anteile an der Instandhaltungsrücklage und ihren Ausgaben selbst auszurechnen.

Sonderrücklagen und Kreditaufnahmen

Über die Instandhaltungsrücklage hinaus können die Wohnungseigentümer Sonderrücklagen bilden. Diese sind dann auch zweckgebunden und wie die Instandhaltungsrücklage darzustellen und auszuweisen. Das ergibt sich daraus, dass etwaiges Vermögen der Gemeinschaft, das über mehrere Abrechnungsperioden zur Verfügung stehen soll, nicht an die Eigentümer ausgeschüttet werden darf. Damit die Abrechnung aber dennoch plausibel und insbesondere dahingehend kontrollierbar ist, dass dieses Sondervermögen gerade nicht für die laufende Bewirtschaftung ausgegeben wurde, ist die getrennte Ausweisung dringend erforderlich.

Ist der Zweck der Sonderrücklage erreicht, sind etwaige Überschüsse an die Wohnungseigentümer zu verteilen. Ist diese Zweckerreichung bereits im ersten Jahr (das Jahr der Einzahlung) gegeben, dann ist die Darstellung der Sonderrücklage entbehrlich. Stattdessen werden dann die Einnahmen und die Ausgaben in der eigentlichen Abrechnung ausgewiesen und verteilt.

Von der Gemeinschaft aufgenommene Kreditmittel sollten ebenfalls als Sonderrücklage dargestellt werden. Es ist unbedingt sicherzustellen, dass die Kreditmittel nicht unzulässigerweise an die Wohnungseigentümer ausgeschüttet werden.

Eine Vermischung dieser Mittel mit der Instandhaltungsrücklage ist auch dann dringend zu vermeiden, wenn der Kredit eines Tages aus Mitteln der Instandhaltungsrücklage zurückgezahlt werden soll. Wenn überhaupt kann der Schuldsaldo in einer Art Vermögensstatus dargestellt werden, da es sich hierbei schlicht um offene Verbindlichkeiten der Gemeinschaft handelt. Jedenfalls scheidet eine „negative“ Rücklage (Kreditsaldo) aus.

Zins und Tilgung des Kredites sind Ausgaben der Verwaltung, die auch in einem Wirtschaftsplan angesetzt werden können.

Fußnoten / Quellennachweis   [ + ]