Dieses Handbuch / Tutorial führt Sie Schritt für Schritt durch unsere Excel-Vorlage Sonderumlage.

Grundsätzliches zur Excel-Vorlage Sonderumlage

Erste Schritte nach dem Bestellvorgang

Nach dem erfolgreichen Bestellvorgang (Zahlungseingang) bekommen Sie per Email einen Link zu Ihrem persönlichem Download. Sollten Sie die Email (Betreff: „Download steht bereit – nebenkosten-blog.de“) nicht erhalten haben, sehen Sie bitte in Ihrem Spam-Ordner nach.

Nachdem Sie auf den Download-Link in dieser Email geklickt haben, befindet sich die Vorlage dann als .xlsx-Datei in Ihrem Download-Ordner. Sie sollten sich diese Originaldatei in ein Verzeichnis Ihrer Wahl kopieren, um immer eine „leere“ Datei zu behalten. Wenn Sie die erste Sonderumlage erstellen wollen, sollten Sie hierfür ebenfalls eine Kopie anlegen.

Die Vorlage verlangt beim Öffnen kein Passwort. Allerdings sind die Zellen, in denen Sie keine Eingabe vornehmen dürfen, gesperrt. Wir bitten um Verständnis, dass wir das Kennwort hierfür aus grundsätzlichen Erwägungen nicht herausgeben.

Systematik der Excel-Vorlage Sonderumlage

Die Excel-Vorlage Sonderumlage unterscheidet folgende Reiter (Arbeitsblättern), zwischen denen Sie jederzeit wechseln können:

  • STAMMDATEN: Hier erfassen Sie wichtige Stammdaten der Sonderumlage und der Wohnungseigentümergemeinschaft, definieren die Umlageschlüssel und können die Texte und Formulierungen anpassen.
  • KOSTEN: Hier werden die eigentlichen Kostenpositionen benannt und mit entsprechenden Zahlen „gefüllt“. Zudem wird eingestellt, nach welchem Umlageschlüssel die jeweilige Kostenposition verteilt werden soll.
  • EIGENTÜMER: Hier werden sämtliche Daten der Eigentümer erfasst. Dazu gehören unter anderem auch die Anteile einzelnen Eigentümer an den jeweiligen Umlageschlüsseln.
  • PRÜFUNGEN: Hier können Sie sehen, ob Ihre Sonderumlage in sich logisch ist oder ob noch Änderungen notwendig sind.
  • GESAMTAUFSTELLUNG: Hierbei handelt es sich um eine reine Darstellung der erstellten Sonderumlage, die Sie in der Versammlung beschließen lassen können. Eingaben können hier nicht vorgenommen werden.
  • ÜBERSICHT EIGENTÜMER: Hierbei handelt es sich ebenfalls um eine reine Darstellung dessen, was jeder einzelne Eigentümer anteilig zu der Sonderumlage zu zahlen hat. Auch hier sind Eingaben nicht möglich.
  • E1, E2, E3 … E100: Das sind die Einzelsonderumlagen der Wohnungseigentümer.

Farbliche Unterscheidung der Eingabemasken und Felder

Die Excel-Vorlage Sonderumlage unterscheidet zwischen drei Eingabebereichen, die farblich unterschiedlich gekennzeichnet sind:

  • Orange: Hier müssen Sie Eingaben vornehmen bzw. vorhandene Einträge stehen lassen, da andernfalls die Vorlage nicht funktioniert.
  • Grün: Hier können Sie Eingaben vornehmen, müssen das aber nicht. Sie können auch die vorhandenen Einträge benutzen, was aber nur bedingt sinnvoll ist.
  • Weiß: Die weiß gekennzeichneten Bereiche können von Ihnen nicht verändert werden

Nun werden wir Schritt für Schritt die notwendigen Bearbeitungen der einzelnen Bereiche erläutern.

STAMMDATEN der Sonderumlage

Allgemeine Angaben und Angaben zur WEG

Excel-Vorlage Sonderumlage

STAMMDATEN der Sonderumlage

Bitte geben Sie einen #Titel (bspw. „Sonderumlage Fassadensanierung“) und das #Datum der Sonderumlage ein.

Die #Rundungsdifferenz sollte nicht zu groß und darf nicht „0,00 €“ sein. Allerdings ist eine gewisse Rundungsdifferenz vollkommen normal, weil die Vorlage jede Kostenposition bei jedem Eigentümer mathematisch ausrundet.

Die #Angaben zur Wohnungseigentümergemeinschaft sollten Sie vollständig ausfüllen.

Angaben zum Objekt

Die #Objektnummer können Sie alphanumerisch vergeben oder leer lassen. Sie wird in den Einzelsonderumlagen angedruckt – oder auch nicht.

Wichtiger ist #Straße / Hausnummer und #PLZ und Ort des Abrechnungsobjektes. Das darf nicht leer sein.

Ebenfalls nicht leer sein darf #Anzahl Einheiten im Gebäude: Hiermit prüft die Vorlage, ob Sie bei der späteren Eingabe von Eigentümerdaten eventuell etwas vergessen haben. Der Begriff „Einheiten“ meint damit jede Wohnung / Laden / Gewerbe / etc., für die eine Einzelsonderumlage erstellt werden soll.

Angaben zu Umlageschlüsseln

Die Excel-Vorlage Sonderumlage stellt insgesamt 14 frei definierbare Umlageschlüssel zur Verfügung. Diese sind ihrer Art nach in vier Kategorien zu unterscheiden:

Anteilige Umlageschlüssel (A1 bis A6) und variable Umlageschlüssel (V1 bis V4)

Es gibt zehn anteilige bzw. variable Umlageschlüssel. Deine Sonderumlage nur zeitpunktbezogen ist (und im Gegensatz zu einem Wirtschaftsplan nicht zeitraumbezogen), funktionieren anteilige und variable Umlageschlüssel hier gleich. Es ist also egal, welche Kategorie Sie verwenden.

Jedenfalls müssen Sie hier den Namen des Umlageschlüssels eingeben und rechts daneben den erwarteten Gesamtwert. Das ist wichtig, weil die Vorlage nur so prüfen kann, ob die Summe der Eigentümeranteile mit dem erwarteten Ergebnis übereinstimmt.

Festschlüssel (F1 bis F4)

Bei einem Festschlüssel werden den Eigentümern fixe Euro-Beträge von Ihnen zugewiesen. Die Vorlage rechnet hier überhaupt nicht, sondern druckt nur das an, was Sie eingeben.

Bezeichnung und Gesamtwerte der Umlageschlüssel

Unter der Spalte #Bezeichnung (max. 20 Zeichen) vergeben Sie je nach Art einen eindeutigen Namen für den oder die benötigten Umlageschlüssel. Wenn Sie einen oder mehrere Umlageschlüssel nicht benötigen, entfernen Sie die Beispieltexte („anteiliger US 2“ oder ähnlich) einfach.

Bei #Gesamtwerte tragen Sie bitte den Gesamtwert des jeweiligen Umlageschlüssels ein. Das dient dem Programm zur Prüfung, ob Sie alle Eigentümeranteile zugewiesen bzw. alle Festkosten verteilt haben.

Ein grundsätzlicher Hinweis zur Verteilungsweise der Excel-Vorlage Sonderumlage: Das Programm rechnet nicht mit den hier unter #Gesamtwerte eingegebenen Daten, sondern bildet sich aus den unter EIGENTÜMER eingegebenen Daten eine eigene Summe pro Umlageschlüssel. Damit ist gewährleistet, dass immer eine hundertprozentige Verteilung erfolgt. Würde die Vorlage stattdessen auf einen anderen Wert als Divisor zugreifen, ergäben sich bei Falscheingaben positive oder negative Verteilungsdifferenzen. Damit Sie aber auf eventuelle Abweichungen zwischen Ihren erwarteten #Gesamtwerten und der Summe der errechneten Gesamtwerte hingewiesen werden, führt die Vorlage eine Vergleichsprüfung aus und meldet unter PRÜFUNGEN etwaige Fehler.

Angaben zu Texten und Formulierungen

Die dort angegebenen Mustertexte sind optional und frei veränderbar. Manche Texte ergeben nur bei manchen Vorfällen Sinn und werden deshalb nur angedruckt, wenn Sie entsprechende Features nutzen.

Wir schlagen vor, dass Sie die Texte erst als letzten Schritt des Sonderumlage anpassen, wenn Sie die fast fertigen Einzelwirtschaftspläne vor sich haben.

KOSTEN (Kostenaufstellung)

Unter KOSTEN finden Sie insgesamt 20 frei definierbare Felder für jeweils eine Position der Sonderumlage. Sie können nur eine Position benennen:

Kosten Dachsanierung

oder bereits hier den Eigentümern einen Einblick in die Kalkulation der Kosten gewähren:

Dachsanierung
Statiker
Bauleitung
Baunebenkosten
Sonderleistung Verwaltung

Sie entscheiden hier, wie Sie verfahren wollen.

Excel-Vorlage Sonderumlage

KOSTEN der Sonderumlage

Positionsname

In den Einzelsonderumlagen werden nur Kostenpositionen angedruckt und durchgerechnet, die einen Positionsnamen haben.

Auswahl Umlageschlüssel

In der Spalte #Umlageschlüssel wählen Sie je Feld mit dem Drop-Down-Menü den für diese Kostenposition maßgeblichen Umlageschlüssel aus der von Ihnen unter STAMMDATEN definierten Liste (#Bezeichnung bei STAMMDATEN) aus. Beachten Sie hierbei bitte: Wenn Sie nachträglich unter STAMMDATEN die Bezeichnung eines Umlageschlüssels ändern, müssen Sie ihn in jeder Kostenposition wieder mit der neuen Bezeichnung auswählen – hier findet kein Automatismus statt. Unterlassen Sie die „Neuzuweisung“ im Reiter KOSTEN, findet die Vorlage den zugewiesenen (alten) Umlageschlüssel nicht in der (neuen) Liste und gibt eine Fehlermeldung aus.

Kostenansatz

In der Spalte #Kostenansatz tragen Sie den Betrag ein, den Sie auf die Eigentümer verteilen wollen.

Eigentümer (Namen, Zeiträume und Umlageschlüssel)

(im papierhaften Ausdruck überschrieben mit: Eigentümerdaten / Umlageschlüssel / Ergebnis)

Excel-Vorlage Sonderumlage

EIGENTÜMER der Sonderumlage

In dieser Tabelle erfassen Sie die Eigentümer. Wir empfehlen, immer nur diejenigen Eigentümer einzutragen, die auch gerade Eigentümer sind.

Auch hier gilt: Nur orange Felder müssen ausgefüllt sein, grüne Felder sind optional. Wenn Sie also beispielsweise keine #Nr. oder keine #Lage in den Einzelsonderumlagen andrucken wollen, lassen Sie das Feld einfach leer. Auch funktioniert COPY AND PASTE – aber Vorsicht, das kann auch zu Eingabefehlern führen.

Ganz links sehen Sie in der ersten Spalte die Bezeichnungen der Einzelsonderumlagen (E1, E2, etc.), die der jeweiligen Zeile zugeordnet ist. Wenn Sie also auf den roten Reiter (Arbeitsblatt) E2 klicken, ist das die Einzelsonderumlage des Eigentümers aus der zweiten Zeile.

Diese Tabelle verfügt über eingefrorene Zeilen im Tabellenkopf und eingefrorene Spalten am linken Rand, damit Sie auch im unteren bzw. hinteren Tabelleninhalt immer die Orientierung behalten.

Eigentümerdaten

#Lage: Optionale Angabe einer Wohnungslage

#Nr.: Optionale Angabe einer Eigentümernummer

#Vornahme und Name: Hier geben Sie alle Eigentümer an.

#Anrede: Optionale Angabe von „Frau“, „Herrn“, „Firma“, „Familie“ oder dergleichen.

#Ansprache: Optionale Angabe von „Sehr geehrte Frau Müller,“ oder dergleichen. Immer mit Komma am Ende eintragen! Wenn Sie hier nichts eintragen, sollten Sie unter STAMMDATEN den #Text nach Ansprache ändern.

#Anschrift und #PLZ Ort: Hier tragen Sie die Postanschrift ein.

Anteilige und variable Umlageschlüssel

Da die Sonderumlage per Stichtag beschlossen wird, müssen Sie hier nichts weiter tun, als die Anteile der Eigentümer an den Umlageschlüssels einzutragen.

Die Summe der Eintragungen je Umlageschlüssel wird der Divisor, mit dem die Vorlage in den Einzelsonderumlagen rechnet. Gleichzeitig wird unter PRÜFUNGEN geprüft, ob diese Summe je Umlageschlüssel mit dem von Ihnen erwarteten Ergebnis übereinstimmt.

Festschlüssel (F1 bis F4)

Bei einem Festschlüssel werden den Eigentümern fixe Euro-Beträge von Ihnen zugewiesen. Die Excel-Vorlage Sonderumlage rechnet hier überhaupt nicht, sondern druckt nur das an, was Sie eingeben.

Ergebnis

Wenn Sie die Reihenfolge der Sonderumlagenerstellung nach dieser Dokumentation eingehalten haben, sehen Sie hier schon die ersten Ergebnisse der je Eigentümer.

PRÜFUNGEN

Excel-Vorlage Sonderumlage

PRÜFUNGEN

Wenn die Sonderumlage in sich logisch ist, ist jetzt im Prüfungsmodul alles grün.

Falls nicht (weiße Felder) finden Sie jeweils einige Hinweise, wo ein eventueller Fehler liegen könnte.

GESAMTAUFSTELLUNG und ÜBERSICHT EIGENTÜMER

Hierbei handelt es sich nur um Arbeitsblätter, die als Zusammenfassung der bisherigen Eingaben dienen, sozusagen als Druckvariante für den Versand an die Eigentümer, sofern Sie das möchten.

Einzelsonderumlagen E1, E2, E3 und so weiter

Excel-Vorlage Sonderumlage

EINZELSONDERUMLAGE

Jede Einzelsonderumlage steht auf einem eigenen Arbeitsblatt, das Sie nun ansehen und / oder drucken können. Mehrere markierte Arbeitsblätter können auch zusammen gedruckt werden (STRG-Taste gedrückt halten und die zu druckenden Einzelsonderumlagen anklicken; dann im Druckmenü „markierte Arbeitsblätter“ auswählen).

Wenn in den Einzelsonderumlagen unter den Einzelkosten des Eigentümers (Spalte H) der Wert #NV ausgegeben wird, wurde unter KOSTEN ein Umlageschlüssel zugewiesen, der unter STAMMDATEN nicht definiert oder dort später verändert wurde. Bitte einfach noch einmal für die betroffene Kostenposition die Reihenfolge durchgehen: Umlageschlüssel unter STAMMDATEN benennen, unter KOSTEN im Drop-Down-Menü auswählen und die Fehlermeldung verschwindet.

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