Dieses Handbuch führt Sie Schritt für Schritt durch die Excel-Vorlage Nebenkosten BASIS, die kostenlose „kleinere“ Schwester unseres Alleskönners. Dabei legen Sie zuerst die Grunddaten des Objektes, dann die abzurechnenden Kosten und anschließend die Mieter an.

Download der Excel-Vorlage Nebenkosten BASIS

Auf dieser Seite (Link klicken!) können Sie den Download der kostenlosen Excel-Vorlage Nebenkosten  BASIS (Version 3.1, circa 0,15 MB) starten. In Ihrem Download-Ordner befindet sich jetzt die Datei: „NK-Abrechnung Vorlage BASIS 3.1 2018 public.xlsx“. Öffnen Sie die Datei und speichern Sie sie in einem Verzeichnis Ihrer Wahl. Lassen Sie die Datei geöffnet.

Abrechnungsvorlage verstehen

Excel-Vorlage Nebenkosten

Startseite der Abrechnungsvorlage

Die Excel-Vorlage Nebenkosten unterscheidet grundsätzlich drei Eingabebereiche in folgenden Farben:

  • orange: In diese Bereiche müssen Sie etwas eingeben oder die bereits eingetragenen Daten in den Feldern belassen, da sonst keine ordnungsgemäße Abrechnung erstellt werden kann.
  • grün: Hier können Sie etwas eintragen, müssen das aber nicht. Sofern Sie mit eventuell bereits eingetragenen Textvorschlägen arbeiten wollen, müssen Sie hier nichts ändern. Wenn Sie keine Texte verwenden wollen, entfernen Sie sie einfach.
  • weiß: Diese Bereiche dürfen und können Sie nicht verändern.

In der Excel-Vorlage Nebenkosten sehen Sie unten die verschiedenen Arbeitsblätter:

  • STAMMDATEN: Das ist die Startseite und gleichzeitig die Grundeinstellungen der Abrechnung.
  • KOSTEN: Hier werden die Nebenkosten eingetragen.
  • MIETER: Hier werden die Wohnungen und die dazugehörigen Mieter eingetragen.
  • PRÜFUNGEN: Hier prüft die Excel-Vorlage Nebenkosten die Eingaben auf Plausibilität.
  • E1, E2, E3…: Das sind die fertigen Einzelabrechnungen der Betriebskostenabrechnung.

Sie können jederzeit zwischen den Arbeitsblättern wechseln und Eingaben auch später vornehmen.

Stammdaten eingeben

Im Arbeitsblatt STAMMDATEN können Sie die orangen oder grünen Einträge belassen oder nach Ihren Anforderungen anpassen. Bei den orangen Feldern muss ein Eintrag enthalten sein, in den grünen Feldern nicht unbedingt.

Die Datei funktioniert wie eine normale Excel-Datei. Klicken Sie in ein Feld und überschreiben Sie den Eintrag, wenn Sie wollen. Alternativ können Sie das auch über die Bearbeitungsleiste oben machen.

Die meisten Felder sind selbsterklärend, deshalb möchten wir hier nur auf spezielle Felder eingehen:

Abrechnungszeitraum

Sie können mit der Excel-Vorlage Nebenkosten jeden beliebigen Zeitraum abrechnen (beispielsweise auch 01.05.2016 bis 30.04.2017). Die Gesamttage werden automatisch errechnet. Achtung: Im Wohnraummietrecht darf der Abrechnungszeitraum regelmäßig nicht länger als ein Jahr sein.

Angaben zu Vermieter

Hier müssen Sie alle (!) Vermieter angeben, die auch im Mietvertrag stehen.

Abrechnungsobjekt

Hier geben Sie bitte die Adresse des Objektes an, für das Sie eine Abrechnung erstellen wollen.

Umlageschlüssel

Die meisten Mietverträge und auch das Gesetz (§ 556a BGB) gehen von einer Abrechnung über den Maßstab des Verhältnisses der Wohnfläche (Gesamtfläche) aus. Sollten in Ihren Mietverträgen also nicht explizit andere Abrechnungsschlüssel (= Umlageschlüssel) vereinbart sein, ist „m² Gesamtfläche“ der Umlageschlüssel der ersten Wahl.

Hier definieren Sie einen ganz wesentlichen Bestandteil Ihrer Abrechnung. Es empfiehlt sich daher, vorher gründlich zu überlegen, welche Umlageschlüssel benötigt werden. Sie können zwei anteilige Umlageschlüssel frei definieren. Die Texte, die Sie hier angeben (wobei mindestens einer definiert sein muss = orange), gelten auch für die restliche Abrechnung. Grüne Umlageschlüssel, die Sie nicht benötigen, löschen Sie bitte einfach aus der Zelle („Entfernen-Taste“). Rechts neben den Namen der Umlageschlüssel tragen Sie bitte den Gesamtwert ein, also bei einer Gesamtfläche von 1.234 m² die Zahl 1234.

Umlageschlüssel Personentage

Der dritte Umlageschlüssel dient der Verteilung der Kosten nach Personentagen. Dabei können Sie pro Mieter eine unterschiedliche Belegung mit Personen erfassen, die dann mit der Mietdauer in Tagen das Produkt Personentage ergibt. (Beispiel: Eine Wohnung ist 365 Tage mit einer Person belegt: 365 Personentage; eine weitere Wohnung ist 90 Tage mit einer Person und das restliche Jahr mit zwei Personen belegt: 90 Personentage + 550 Personentage = 640 Personentage). Der Text „Personentage“ darf und kann nirgends verändert werden. Wenn Sie diesen Umlageschlüssel verwenden wollen, sollten Sie aus formellen Gesichtspunkten den Mietern hierzu eine Erläuterung an die Hand geben, wie sich dieser Schlüssel errechnet.

Bitte beachten Sie, dass das Programm nur dann die Personentage unter MIETER errechnen kann, wenn die Spalten „Zeitraum von“ und „Zeitraum bis“ ausgefüllt sind!

Umlageschlüssel Festbetrag

Der vierte Umlageschlüssel ist ein Festbetrag-Schlüssel, bei dem Sie jedem einzelnen Mieter einen beliebigen Betrag individuell zuweisen können (unter MIETER) und gehört zur Position „Freitext2 (pauschale Verteilung)“. Das benötigen Sie beispielsweise, wenn Sie einem einzelnen Mieter eine Rechnung direkt belasten wollen (bspw. die Wartung einer einzelnen Gastherme). Hier findet keine zeitanteilige Berechnung des Mieteranteils statt, wenn dieser Schlüssel der Position „Freitext2 (pauschale Verteilung)“ zugeordnet bleibt, andernfalls schon.

Umlageschlüssel Heizkostenabrechnung

Der fünfte Umlageschlüssel ist einer eventuell extern erstellten Heizkostenabrechnung vorbehalten und darf nur für diesen Zweck verwendet werden. Hier findet ebenfalls keine zeitanteilige Berechnung des Mieteranteils statt, wenn dieser Schlüssel der Position „Heizkostenabrechnung)“ zugeordnet bleibt.

Geben Sie unter STAMMDATEN bitte rechts neben den Umlageschlüsseln 4 und 5 jeweils die Gesamtkosten des ganzen Hauses ohne Euro-Zeichen ein. Das dient der Plausibilitätsprüfung der Abrechnungsvorlage.

Excel-Vorlage Nebenkosten

So könnten Ihre Stammdaten aussehen

Anzahl Einheiten im Gebäude

Hier tragen Sie die Anzahl der Wohnungen ein. Das ist für das Programm sehr wichtig, anhand dieser Zahl werden zahlreiche Prüfungen durchgeführt. Dabei ist es wichtig, dass Sie die Gesamtsumme aller Einheiten eingeben, die an der Abrechnung teilnehmen. Beispiel: fünf Wohnungen und ein Gewerbe sind insgesamt sechs Einheiten.

Empfehlung: Speichern Sie die Datei!

Nebenkosten eingeben

Die Kostenpositionen sind bereits in der Sortierung der Betriebskostenverordnung angelegt und tauchen in gleicher Reihenfolge auch in den Einzelabrechnungen auf. Die Positionsnamen sind veränderlich. Sie können – sofern Sie entsprechende Kosten hinterlegen wollen – jeden beliebigen Begriff eintragen. Ganz unten stehen Ihnen zwei Freipositionen zur Verfügung, die Sie ebenfalls nach Belieben benennen können.

Die zweite Freitext-Position (pauschale Verteilung) dient Ihren eigenständigen Kostenverteilungen ohne zeit- oder flächenanteilige Berechnungen. Hier können Sie beispielsweise bei einem Mieterwechsel dem ausziehenden Mieter einen Kostenbetrag (im nächsten Reiter MIETER) direkt belasten, ohne den einziehenden Mieter belasten zu müssen. In den Einzelabrechnungen können Sie die anteiligen Lohn- / Fahrtkosten des Mieters für diese Position manuell eintragen (Zeile 2. Freitextposition / Spalte „Ihr Anteil Lohn- / Fahrtkosten“). Das dient dem Fall, dass bei den von Ihnen eingetragenen Kosten in dieser Position Lohn- und Fahrtkostenanteile nach § 35a EStG enthalten sind. Aber Achtung: Diese Eintragungen bleiben im Folgejahr erhalten, wenn sie nicht wieder einzeln in den Einzelabrechnungen gelöscht werden!

Keine Kosten angefallen? Bitte Positionstexte löschen.

Sind im Abrechnungsjahr für eine Postion keine Nebenkosten angefallen, entfernen Sie bitte den Positionsnamen und auch alle anderen Eintragungen in den farbigen Feldern („Entfernen-Taste“), damit diese leeren Positionen nicht angedruckt werden. Gleiches gilt für die Positionen „Freitext“ und „Heizkostenabrechnung“, sofern Sie diese nicht nutzen wollen.

Sie können Ihre Kosten Rechnung für Rechnung (auch in die grünen Felder) eintragen, das Programm errechnet die Gesamtsumme selbst. Sollten die Zeilen nicht ausreichen, müssen Sie mehrere Rechnungen in eine Zeile eintragen. Sie können aus Sicherheitsgründen weder Zeilen hinzufügen, noch entfernen.

Oben rechts an jeder Position sehen Sie voreingetragen das Wort „m² Gesamtfläche“ bzw. den von Ihnen definierten ersten Umlageschlüssel. In diesem Feld definieren Sie, welcher Umlageschlüssel für die jeweilige Abrechnungsposition verwendet werden soll. Wenn Sie in STAMMDATEN keine Veränderung an den Umlageschlüsseln vorgenommen haben, können Sie die Eintragungen so belassen. Es wird dann jede Kostenposition nach m² Gesamtfläche verteilt.

Wollen Sie den Umlageschlüssel ändern, klicken Sie bitte in das betreffende Feld. Es öffnet sich ein Drop-Down-Menü, das alle Umlageschlüssel aus dem Arbeitsblatt STAMMDATEN enthält. Wählen Sie den gewünschten Umlageschlüssel bitte aus.

Nachfolgend erläutern wir die einzelnen Positionen der KOSTEN-Liste.

Belegdatum

Hier können Sie das Rechnungsdatum eingeben, müssen es aber nicht.

Belegtexte

Hier können Sie den Rechnungstext eingeben, müssen es aber nicht. Wenn Sie Ihren Mietern eine Liste aller Rechnungen schicken wollen, können Sie dieses Arbeitsblatt später ausdrucken.

Kosten

Hier müssen Sie unbedingt die Nebenkosten (summiert in die oberste Zeile oder aber Rechnung für Rechnung) eintragen, wenn Ihnen entsprechende Nebenkosten angefallen sind. Sind für eine Position keine Kosten angefallen, entfernen Sie bitte wirklich alle Eintragungen in den farbigen Feldern. Nur dadurch verschwindet die entsprechende Zeile aus den Einzelabrechnungen.

Auf Mieter umgelegt

Anhand dieser Spalte kann der Mieter in seiner Einzelabrechnung erkennen, ob Sie Vorwegabzüge vorgenommen haben. Wenn Sie einen Vorwegabzug vornehmen, müssen Sie dem Mieter diesen Schritt erläutern – was Sie durch Übersendung der Kostenliste als Anlage zur Abrechnung einfach tun können. Voreingestellt ist jedoch, dass es keinen Vorwegabzug gibt. Im Falle eines Vorwegabzuges können Sie die vorhandene Eintragung ändern.

Anteil Lohn- und Fahrtkosten

Hier können Sie die anteiligen Lohn- und Fahrtkosten gem. § 35a EStG (haushaltsnahe Dienstleistungen) eintragen. Eine Unterscheidung in die vier möglichen Kategorien, die das Gesetz kennt, ist nicht möglich. Erfahrungsgemäß ist die Unterteilung nicht notwendig, um den Mietern die Steuervorteile zu ermöglichen.

Die letzten Positionen

Excel-Vorlage Nebenkosten

So könnten Ihre Kosten der Nebenkostenabrechnung aussehen

In „Freitext2 (pauschale Verteilung)“ geben Sie bitte die Gesamtsumme der direkt auf alle Mieter zu verteilenden Kosten ein . Ganz unten bei „Heizkostenabrechnung“ geben Sie bitte die Gesamtkosten der extern erstellten Heizkostenabrechnung ein. Bitte beachten Sie, dass nur (!) bei diesen beiden Positionen keine zeitanteilige Berechnung erfolgt! Bei allen anderen Positionen wird jeder eingegebene Wert des Umlageschlüssels anhand der Mietdauer herunter gerechnet.

Empfehlung: Speichern Sie die Datei!

Mieterdaten eingeben

Hier tragen Sie bitte fortlaufend Ihre Mieter ein. Mindestens den ersten Umlageschlüssel müssen Sie hierbei ausfüllen, sonst kommt das Programm zu keinem Ergebnis. Da die voreingetragenen Werte selbsterklärend sind, beschränken wir uns auch hier wieder auf kritische Punkte:

Mieterwechsel

Beispiel: In der ersten Wohnung ist Max Naumanns Mietvertrag zum 30.04. beendet worden, Lieschen Müllers Mietvertrag beginnt aber erst am 01.07. – hier müssen Sie für die Zeit vom 01.05. bis zum 30.06 einen Leerstand als Mieter anlegen. Bei den Umlageschlüsseln tragen Sie bitte die jeweiligen Einzelwerte ein. Ist die Wohnung 100 m² groß, haben sowohl Max Meier, der Leerstand als auch Lieschen Müller jeweils den Wert 100 am Umlageschlüssel. Die Excel-Vorlage Nebenkosten erkennt den Mieterwechsel am Zeitraum des Mieters. Lassen Sie bitte generell alle Einheitenangaben bei den Umlageschlüsseln weg.

Freitext2 und Heizkostenabrechnung

Bei Heizkostenabrechnung und der Spalte links daneben können Sie den Euro-Betrag der einzelnen Heizkostenabrechnung bzw. den einzelnen anderen Festbetrag des Mieters eintragen. Bitte beachten Sie, dass nur dann bei diesen beiden Umlageschlüsseln keine zeitanteilige Berechnung erfolgt, wenn sie der Position „Freitext2 (pauschale Verteilung)“ bzw. „Heizkostenabrechnung“ zugewiesen sind.

Die „grünen Eintragungen“ können Sie beliebig verändern oder entfernen. Wenn Sie allerdings im Arbeitsblatt STAMMDATEN einen Umlageschlüssel definiert haben, müssen Sie hier zwingend den Mietern anteilige Werte zuordnen.

Sollten Sie weniger als zehn Zeilen benötigen, entfernen Sie bitte die Eintragungen der übrigen Zeilen vollständig (insbesondere die Eintragungen bei den Zeiträumen).

Excel-Vorlage Nebenkosten

So könnte die Aufstellung Ihrer Mieter aussehen

Empfehlung: Speichern Sie die Datei!

Prüfungen ansehen

Excel-Vorlage Nebenkosten

Je mehr grüne Felder, desto besser

Wenn in dieser Ansicht nicht alle Felder grün dargestellt sind, erfahren Sie, wo Sie einen eventuellen Fehler suchen müssen. Gegebenenfalls liegt aber auch kein Fehler, sondern lediglich eine Besonderheit Ihrer Abrechnung vor.

Wenn Sie alles richtig gemacht haben, sieht die Ansicht so aus (Bild rechts):

Herzlichen Glückwunsch, Ihre eigens erstellte Nebenkostenabrechnung / Betriebskostenabrechnung ist fertig!

Einzelabrechnungen drucken

Excel-Vorlage Nebenkosten

So könnte eine Einzelabrechnung aussehen

Jede der unter MIETER angegebenen Zeilen (auch Leerzeilen) bekommt eine Einzelabrechnung (E1 bis E10).

Sie können hier (mit Ausnahme der „Anteile Lohn- und Fahrtkosten“ der Position „Freitext2 (pauschale Verteilung)“, siehe oben) nichts verändern. Änderungen in den Einzelabrechnungen können Sie nur unter STAMMDATEN, KOSTEN oder MIETER vornehmen. Sie können allerdings die Ansicht der Einzelabrechnungen größer stellen.

Wenn Sie die Einzelabrechnungen drucken wollen, wählen Sie diejenigen Arbeitsblätter aus, indem Sie die STRG-Taste gedrückt halten und die jeweiligen „E“s anklicken. Alternativ können Sie auch mit der Hochstelltaste arbeiten. Die rote Farbe verschwindet dann bei den ausgewählten EAs. Unter „Drucken“ > „ausgewählte Arbeitsblätter drucken“ können Sie einen Ausdruck erstellen.

Empfehlung: Speichern Sie die Datei sicherheitshalber noch einmal!

Das war´s auch schon. Sie haben Ihre eigene Betriebskostenabrechnung erstellt.

Nächstes Jahr wieder?
Kopieren und überschreiben.

Im nächsten Jahr wird es noch einfacher: Kopieren Sie die Excel-Vorlage Nebenkosten des Vorjahres und ändern Sie nur die Zeiträume, Beträge oder die ein- und ausgezogenen Mieter.

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