Dieses Handbuch führt Sie Schritt für Schritt durch unsere Abrechnungsvorlage PRO. Sollten Sie dennoch an einer Stelle nicht weiterkommen, steht Ihnen der im Paket enthaltene Abrechnungssupport PREMIUM unter post@nebenkosten-blog.de jederzeit zur Verfügung.

Grundsätzliches zur Abrechnungsvorlage PRO

Erste Schritte nach dem Bestellvorgang

Nach dem erfolgreichen Bestellvorgang (Zahlungseingang) bekommen Sie per Email einen Link zu Ihrem persönlichem Download. Sollten Sie die Email (Betreff: „Download steht bereit – nebenkosten-blog.de“) nicht erhalten haben, sehen Sie bitte in Ihrem Spam-Ordner nach.

Nachdem Sie auf den Download-Link in dieser Email geklickt haben, befindet sich die Vorlage dann als .xlsx-Datei in Ihrem Download-Ordner. Sie sollten sich diese Originaldatei in ein Verzeichnis Ihrer Wahl kopieren, um immer eine „leere“ Datei zu behalten. Wenn Sie das erste Objekt abrechnen wollen, sollten Sie hierfür ebenfalls eine Kopie anlegen.

Die Abrechnungsvorlage verlangt beim Öffnen kein Passwort. Allerdings sind die Zellen, in denen Sie keine Eingabe vornehmen dürfen, gesperrt.

Programmsystematik

Die Abrechnungsvorlage PRO unterscheidet folgende Reiter (Arbeitsblättern), zwischen denen Sie jederzeit wechseln können:

  • STAMMDATEN: Hier erfassen Sie wichtige Stammdaten der Abrechnung, des Abrechnungsobjektes, definieren die Umlageschlüssel und ändern die Abrechnungstexte.
  • KOSTEN: Hier werden die eigentlichen Kostenpositionen definiert, mit entsprechenden Zahlen „gefüllt“ und es wird eingestellt, nach welchem Umlageschlüssel die jeweilige Kostenposition verteilt werden soll.
  • MIETER: Hier werden sämtliche Daten der Mieter erfasst. Dazu gehören unter anderem auch die Anteile der Mieter an den jeweiligen Umlageschlüsseln oder die Vorauszahlungen.
  • PRÜFUNGEN: Hier können Sie sehen, ob Ihre Betriebskostenabrechnung in sich logisch ist oder ob noch Änderungen notwendig sind.
  • NEUE VZ: Hier können Sie jeweils einzeln bestimmen, ob die Vorauszahlungen der Mieter angepasst werden sollen.
  • E1, E2, E3 … E100: Das sind die Einzelabrechnungen der Mieter.

Farbliche Unterscheidung der Eingabemasken und Felder

Die Abrechnungsvorlage unterscheidet zwischen vier Eingabebereichen, die farblich unterschiedlich gekennzeichnet sind:

  • Orange: Hier müssen Sie Eingaben vornehmen bzw. vorhandene Einträge stehen lassen, da andernfalls die Abrechnungsvorlage nicht funktioniert.
  • Grün: Hier können Sie Eingaben vornehmen, müssen das aber nicht. Sie können auch die vorhandenen Einträge benutzen, was aber nur bedingt sinnvoll ist.
  • Blau: Nur dann, wenn Sie umsatzsteuerpflichtig vermieten, sind diese Eingaben relevant für Sie und erforderlich für die Abrechnungsvorlage.
  • Weiß: Die weiß gekennzeichneten Bereiche können von Ihnen nicht verändert werden.

Nun werden wir Schritt für Schritt die notwendigen Bearbeitungen in den einzelnen Bereichen erläutern.

STAMMDATEN der Abrechnung

Allgemeine Angaben und Angaben zum Vermieter

Bitte geben Sie einen #Titel der Abrechnung und den #Abrechnungszeitraum von und #Abrechnungszeitraum bis ein: Das Programm errechnet die Gesamttage dann selbst. Bitte beachten Sie, dass eine Abrechnung regelmäßig maximal ein Jahr umfassen darf.

Das #Druckdatum können Sie beliebig eingeben, ebenso die #Rundungsdifferenz. Letztere sollte allerdings nicht zu groß und darf nicht „0,00 €“ sein. Allerdings ist eine gewisse Rundungsdifferenz vollkommen normal, weil die Abrechnungsvorlage jede Abrechnungsposition bei jedem Mieter mathematisch ausrundet.

Abrechnungsvorlage

STAMMDATEN Seite 1

Wenn Sie eine #umsatzsteuerpflichtige Vermietung „haben“, also einzelne oder alle Mieter Umsatzsteuer an Sie zahlen und Sie zum (ggf. teilweisen) Vorsteuerabzug berechtigt sind, sollten Sie hier ein „ja“ (klein und ohne Anführungszeichen) eintragen. Andernfalls belassen Sie die Eintragung im Auslieferungszustand („nein“). Dieses Feld hat zur Folge, dass einige Spaltenüberschriften in der Abrechnungsvorlage geändert werden. Hierüber wird jedoch nicht gesteuert, ob ein einzelner Mieter eine Brutto- oder Netto-Abrechnung bekommt (das kommt später unter MIETER).

Die #Steuerangaben sind ebenfalls nur für Vermieter relevant, die zur Umsatzbesteuerung optiert haben. Solange der Gesetzgeber die Steuersätze nicht ändert, sollten die Eintragungen in der linken Spalte so bleiben (sind aber jederzeit änderbar). Auf diese Steuersätze greift das Programm immer wieder zurück und errechnet Werte bzw. unterbreitet Vorschläge zu Berechnungen.

Die #Steuernummer des Vermieters muss in der Betriebskostenabrechnung angegeben werden, wenn sie für einen umsatzsteuerlichen Mieter erstellt wird. Die Abrechnung erfüllt dann alle die Aufgabe einer richtigen Rechnung mit den dortigen Mindestanforderungen.

Die #Angaben zum Vermieter sollten Sie vollständig ausfüllen. Insbesondere sind als Vermieter alle Personen anzugeben, die auch im Mietvertrag stehen. Die #Bankverbindung der Vermieter wird in den Einzelabrechnungen angedruckt, wenn der Mieter eine Nachzahlung leisten muss. Wenn Sie die Felder leer lassen, wird nichts angedruckt.

Angaben zum Abrechnungsobjekt

Die #Objektnummer können Sie alphanumerisch vergeben oder leer lassen. Sie wird in den Einzelabrechnungen angedruckt – oder auch nicht.

Wichtiger ist #Straße / Hausnummer und #PLZ und Ort des Abrechnungsobjektes. Das darf nicht leer sein.

Ebenfalls nicht leer sein darf #Anzahl Einheiten im Gebäude: Hiermit prüft die Abrechnungsvorlage, ob Sie bei der späteren Eingabe von Mieterdaten eventuell Zeiträume vergessen haben. Der Begriff „Einheiten“ meint damit jede Wohnung / Laden / Gewerbe / etc., für die eine Einzelabrechnung erstellt werden soll.

Angaben zu Umlageschlüsseln

Die Abrechnungsvorlage PRO stellt insgesamt 15 frei definierbare Umlageschlüssel zur Verfügung. Diese sind ihrer Art nach in vier Kategorien zu unterscheiden:

Anteilige Umlageschlüssel (A1 bis A6)

Es gibt sechs anteilige Umlageschlüssel. Diese sind dadurch gekennzeichnet, dass der Anteil des Mieters noch mit dem Zeitfaktor seiner Mietdauer berechnet wird. Typisches Einsatzgebiet von anteiligen Umlageschlüsseln sind Flächen, Kabelanschlüsse, Miteigentumsanteile (sofern zulässig), etc.

Variable Umlageschlüssel (V1 bis V4)

Bei diesen Umlageschlüsseln findet keine Berücksichtigung des Zeitanteils des Mieters statt. Sie eignen sich für die verbrauchsabhängige Verteilung von Kosten, beispielsweise über einen Wasserzähler oder Müllerfassungszähler oder dergleichen.

Personentage (P1)

Dieser Umlageschlüssel bildet ein Produkt aus Anzahl Personen und Tagen der Belegung. Er berücksichtigt also mittelbar auch einen Zeitanteil des Mieters. Dies ist der einzige Umlageschlüssel, der nicht logisch in der Vorlage verprobt werden kann. Sie müssen bei der Eingabe also sehr gewissenhaft sein.

Festschlüssel (F1 bis F4)

Bei einem Festschlüssel werden den Mietern fixe Euro-Beträge von Ihnen zugewiesen. Die Abrechnungsvorlage rechnet hier überhaupt nicht, sondern druckt nur das an, was Sie eingeben. Der bekannteste Fall ist die extern erstellte Heizkostenabrechnung.

Es ist dabei von außerordentlicher Wichtigkeit, dass der Umlageschlüssel zur Verteilung der Heizkosten immer bei #Umlageschlüssel F4 steht! Andernfalls funktioniert das Modul zur Anpassung der Vorauszahlungen des Mieters nicht korrekt.

Bezeichnung und Gesamtwerte der Umlageschlüssel

Unter der Spalte #Bezeichnung (max. 20 Zeichen) vergeben Sie je nach Art einen eindeutigen Namen für den oder die benötigten Umlageschlüssel („Personentage“ können Sie nicht umbenennen). Wichtig ist dabei, dass Sie eine artgerechte Zuordnung vornehmen: Anteilige Umlageschlüssel nur bei A1 bis A6, variable Umlageschlüssel nur bei V1 bis V4, etc. Die Vorlage entscheidet anhand der Stelle in dieser Liste, wie mit diesem Umlageschlüssel zu verfahren ist.

Wenn Sie einen oder mehrere Umlageschlüssel nicht benötigen, entfernen Sie die Beispieltexte („anteiliger US 2“ oder ähnlich) einfach.

Bei #Gesamtwerte tragen Sie bitte den Gesamtwert des jeweiligen Umlageschlüssels ein. Das dient dem Programm zur Prüfung, ob Sie alle Mieteranteile zugewiesen bzw. alle Festkosten verteilt haben.

Ein grundsätzliches Wort zur Verteilungsweise der Abrechnungsvorlage: Das Programm rechnet nicht mit den hier unter #Gesamtwerte eingegebenen Daten, sondern bildet sich aus den unter MIETER eingegebenen Daten eine eigene Summe pro Umlageschlüssel. Damit ist gewährleistet, dass immer eine hundertprozentige Verteilung erfolgt. Würde die Vorlage stattdessen auf einen anderen Wert als Divisor zugreifen, ergäben sich bei Falscheingaben positive oder negative Verteilungsdifferenzen. Damit der Nutzer aber auf eventuelle Abweichungen zwischen seinen erwarteten #Gesamtwerten und der Summe der errechneten Gesamtwerte hingewiesen wird, führt die Vorlage eine Vergleichsprüfung aus und meldet unter PRÜFUNGEN etwaige Fehler.

Berechnung neuer Vorauszahlungen

Neben #Aufschlag auf neue Vorauszahlungen (%) können Sie einen Prozentwert eingeben, um den die vom Programm errechneten neuen Vorauszahlungen (also die tatsächlichen Werte) noch angehoben werden. Doch Vorsicht: Solche pauschalen Zuschläge sind nur selten zulässig. Auf vielfachen Wunsch haben wir das aber dennoch eingearbeitet.

Die vier Textfelder rechts daneben (#Bezeichnung Grundmiete etc.) werden in den Einzelabrechnungen derjenigen Mieter, deren Vorauszahlungen angepasst werden sollen, angedruckt. Sollten Sie dort andere Begriffe wünschen, können Sie diese hier ändern.

Angaben zu Texten und Formulierungen

Abrechnungsvorlage

STAMMDATEN Seite 2

Die dort (Seite 2 STAMMDATEN der Abrechnung) angegebenen Mustertexte sind optional und frei veränderbar. Manche Texte ergeben nur bei manchen Vorfällen Sinn und werden deshalb nur angedruckt, wenn Sie entsprechende Features nutzen (bspw. wird die Anpassung der Vorauszahlungen nur angedruckt, wenn Sie das je Mieter so einstellen).

Wir schlagen vor, dass Sie die Texte erst als letzten Schritt der Abrechnung anpassen, wenn Sie die fast fertigen Einzelabrechnungen vor sich haben.

KOSTEN (Kostenaufstellung)

Abrechnungsvorlage

KOSTEN der Abrechnung

Unter KOSTEN finden Sie insgesamt 26 frei definierbare Felder für jeweils eine Abrechnungsposition. Der Tabellenkopf bleibt dabei auch beim Scrollen immer sichtbar, damit Sie auch in den unteren Positionen erkennen können, in welchem Feld Sie sich bewegen.

Positionsname

In den Einzelabrechnungen werden nur Kostenpositionen angedruckt und durchgerechnet, die einen Positionsnamen haben. Wenn Sie Beispielsweise keine Grundsteuer verteilen wollen, löschen Sie den Begriff „Grundsteuer“ und die erste Zeile in den Einzelabrechnungen bleibt frei. Wenn Sie später diese Zeile wieder nutzen wollen, können Sie dort wieder einen Begriff eintragen (bei #Positionsname unter KOSTEN) und die Zeile erscheint wieder.

Sie sind bei den Begriffen der Kostenpositionen nicht an unsere voreingetragenen Werte gebunden. Wir haben lediglich die Begriffe und Reihenfolge der Betriebskostenverordnung als Beispiele eingegeben, Sie können sämtliche Begriffe und Reihenfolgen verändern.

Sie haben unterschiedlich viel Platz (grüne Zeilen) je Position, in die Sie einzelne Rechnungen oder dergleichen eintragen können. Das Programm ermittelt die Positionssumme automatisch. Sie können allerdings keine Zeilen hinzufügen oder entfernen.

Auswahl Umlageschlüssel

Rechts neben #Umlageschlüssel: wählen Sie in dem Drop-Down-Menü den für diese Kostenposition maßgeblichen Umlageschlüssel aus der von Ihnen unter STAMMDATEN definierten Liste (#Bezeichnung) aus. Beachten Sie hierbei bitte: Wenn Sie nachträglich unter STAMMDATEN die Bezeichnung eines Umlageschlüssels ändern, müssen Sie ihn in jeder Kostenposition wieder mit der neuen Bezeichnung auswählen – hier findet kein Automatismus statt. Unterlassen Sie die „Neuzuweisung“ im Reiter KOSTEN, findet die Abrechnungsvorlage den zugewiesenen (alten) Umlageschlüssel nicht in der (neuen) Liste und gibt eine Fehlermeldung aus.

Eingabe von Kosten

Rechts neben #Beispieltext finden Sie fünf Spalten für verschiedene Kosten in Euro:

#Kosten brutto: Hier geben Sie die zu verteilenden Kosten (gesamt oder je Rechnung) inklusive einer eventuellen Vorsteuer ein.

#Kosten netto: Hier errechnet die Vorlage automatisch in der ersten Zeile den Nettowert aus den eben eingegebenen Bruttokosten aus – aber nur dort, wo Vorsteuern enthalten sein können (also bei Grundsteuern, Versicherungen, Entwässerung, etc.) nicht. Als Vorsteuersatz verwendet die Vorlage die unter STAMMDATEN eingegebenen Werte. Hierbei handelt es sich aber nur um Vorschläge, die zudem auch nur in der ersten Zeile der Position unterbreitet werden. Wenn Sie wollen, können Sie die dortige Formel kopieren und auch auf alle anderen Zeilen anwenden – oder aber Sie löschen die Formel und tragen (gesamt oder je Zeile) die Nettokosten manuell ein.

Sonderfall #Heizkostenabrechnung (letzte Position): Hier müssen Sie in jedem Fall einen manuellen Eintrag vornehmen.

Die Felder # auf Mieter umgelegt brutto und #auf Mieter umgelegt netto haben (ebenfalls nur in der ersten Zeile) immer die Voreinstellung, dass der jeweils links eingegebene Betrag hierher übernommen wird. Sie können auch die Formel kopieren und auf jede Position anwenden. Oder aber Sie wollen in der Tat einen Vorwegabzug vornehmen und beispielsweise nur 80 Prozent von irgendwelchen Kosten auf die Mieter umlegen, dann können Sie hier jeweils manuell oder mit einer einfachen Formel in diese beiden Spalten „eingreifen“.

Bei #Anteil Lohn-/Fahrtkosten brutto können Sie je Zeile etwaige steuerbegünstigte Anteile (§ 35a EStG) von Kosten getrennt erfassen. Da umsatzsteuerpflichtige Mieter hiervon keinen Nutzen haben, genügt die Angabe von Bruttowerten, die Sie ebenfalls manuell oder als Formel eingeben können.

Es empfiehlt sich wegen des geringen Platzangebotes für die Kosteneingabe die unterste Kostenposition (#Heizkostenabrechnung) für eine externe Heiz- oder Wasserkostenabrechnung zu verwenden.

Wenn Sie mit der Kosteneingabe fertig sind, empfehlen wir die nicht benötigten Positionen zu bereinigen, indem Sie den Positionsname einfach löschen (ENTF-Taste). Bitte Beachten Sie dabei, dass es nach unserer Erfahrung dennoch sinnvoll sein kann, dem Mieter auch nicht angefallene Kostenarten mitzuteilen (machen wir jedenfalls gelegentlich so, um spätere Diskussionen zu vermeiden oder um Kosten nicht in Vergessenheit geraten zu lassen, die nur alle zwei Jahre anfallen).

Tipp: Speichern Sie die Datei!

MIETER (Namen, Umlageschlüssel und Vorauszahlungen)

(im Ausdruck überschrieben mit: Mieterdaten / Umlageschlüssel / Vorauszahlungen / Ergebnisse)

Abrechnungsvorlage

MIETER der Abrechnung Seite 1

In dieser Tabelle erfassen Sie die Mieter. Dabei ist grundsätzlich zu beachten, dass nicht eine Zeile einer Einheit entsprechen muss, sondern es müssen im Falle eines Mieterwechsels alle Mieter chronologisch nacheinander erfasst werden:

E1: Mieter A vom 01.01.2017 – 30.06.2017
E2: LEERSTAND vom 01.07.2017 – 15.07.2017
E3: Mieter B vom 16.07.2017 – 31.12.2017

Hier werden also für eine Einheit drei Zeilen benötigt. Bitte beachten Sie diesbezüglich die Hinweise zu den Umlageschlüsseln (siehe unten)!

Auch hier gilt: Nur orange Felder müssen ausgefüllt sein, grüne Felder sind optional. Wenn Sie also beispielsweise keine Mieternummer oder keine Lage in den Einzelabrechnungen andrucken wollen, lassen Sie das Feld einfach leer. Auch hier funktioniert COPY AND PASTE – aber Vorsicht, das kann auch zu Eingabefehlern führen.

Ganz links sehen Sie in der ersten Spalte die Bezeichnungen der Einzelabrechnungen (E1, E2, etc.), die der jeweiligen Zeile zugeordnet ist. Wenn Sie also auf den roten Reiter (Arbeitsblatt) E2 klicken, ist das die Einzelabrechnung des Mieters aus der zweiten Zeile.

Diese Tabelle verfügt über eingefrorene Zeilen im Tabellenkopf und eingefrorene Spalten am linken Rand, damit Sie auch im unteren bzw. hinteren Tabelleninhalt immer die Orientierung behalten.

Mieterdaten

#Lage: Optionale Angabe einer Wohnungslage

#Nr.: Optionale Angabe einer Mieternummer

#Vornahme und Name: Hier geben Sie alle (!) Mieter an.

#Anrede: Optionale Angabe von „Frau“, „Herrn“, „Firma“, „Familie“ oder dergleichen.

#Ansprache: Optionale Angabe von „Sehr geehrte Frau Müller,“ oder dergleichen. Immer mit Komma am Ende eintragen! Wenn Sie hier nichts eintragen, sollten Sie unter STAMMDATEN den #Text nach Ansprache ändern.

#Anschrift und #PLZ Ort: Hier tragen Sie die Postanschrift ein.

Umsatzsteuerpflichtige Mieter

#USt-Pflicht: Handelt es sich um einen umsatzsteuerpflichtigen Mieter, können Sie hier ein „ja“ (klein und ohne Anführungszeichen) eintragen. Dann wird aus der dazugehörigen Einzelabrechnung eine Nettoverteilung. Wir empfehlen allerdings dringend, dieses Feld während der Erstellung der Abrechnung bei allen Mietern mit „nein“ zu befüllen. Dann können Sie vorher unter PRÜFUNGEN sehen, ob Sie alle Kosten der Abrechnung verteilt haben und erforderlichenfalls Korrekturen vornehmen. Andernfalls – also wenn Sie sofort die umsatzsteuerpflichtigen Mieter mit Nettokosten abrechnen – ergibt sich bei gemischt genutzten Objekten durch die Nichtverteilung von Vorsteueranteilen eine Verteilungsdifferenz, die Sie nicht mehr nach nachvollziehen werden. Kurzum:

Erst alle Mieter brutto verteilen lassen („nein“),
dann unter PRÜFUNGEN die Kostenverteilung ansehen (ganz unten)
und erst dann die umsatzsteuerpflichtigen Mieter auf Nettoverteilung umstellen („ja“).

#Rechnungsnummer: Für umsatzsteuerpflichtige Mieter stellt die Betriebskostenabrechnung eine Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes dar. Zu deren Anforderung gehört auch eine eineindeutige Rechnungsnummer, die Sie hier frei vergeben können und die dann bei den betroffenen Mietern (nur, wenn #USt-Pflicht ‚ja’ ist) angedruckt wird.

Alle Mieter

#Druck § 35a: Bei gewerblichen oder manch anderen Mietern wollen Sie die Lohn- und Fahrtkostenanteile vielleicht nicht andrucken – hier haben Sie die Möglichkeit, das je Mieter zu steuern. Ein „ja“ (klein und ohne Anführungszeichen) druckt die beiden Spalten an und gibt eine Summe unterhalb des Abrechnungsergebnisses in der Einzelabrechnung aus, ein „nein“ hingegen macht die diesbezüglichen Felder leer.

#Zeitraum von und #Zeitraum bis: Hier geben Sie den ersten und letzten Tag des individuellen Zeitraums des Mieters in dieser Abrechnung an – also nicht das Datum des Mietvertragsbeginns, sondern den 01.01.2017, wenn Sie das Jahr 2017 abrechnen wollen. Rechts daneben errechnet die Vorlage automatisch und je Zeile die Tage. Das müssen je Einheit (bei Mieterwechseln also auch über mehrere Zeilen hinweg) in der Regel 365 bzw. 366 Tage sein.

Anteilige Umlageschlüssel (mit Berücksichtigung Zeitanteil)

Es gibt sechs anteilige Umlageschlüssel. Diese sind dadurch gekennzeichnet, dass der Anteil des Mieters noch mit dem Zeitfaktor seiner Mietdauer berechnet wird. Typisches Einsatzgebiet von anteiligen Umlageschlüsseln sind Flächen, Kabelanschlüsse, Miteigentumsanteile (sofern zulässig), etc.

Die Spaltenköpfe (Zeilen 2 und 3) enthalten den Namen, den Sie dem jeweiligen Umlageschlüssel unter STAMMDATEN zugewiesen haben. Hier tragen Sie den Anteil des Mieters am jeweiligen Umlageschlüssel in eine Zeile ein.

Im Falle eines Mieterwechsels bekommen alle Zeilen der gleichen Einheit den Gesamtwert der Einheit zugewiesen – das Programm errechnet den Zeitanteil automatisch über die Mietdauer (#Tage). Für das obige Beispiel sind also folgende Eintragungen erforderlich:

E1: Mieter A vom 01.01.2017 – 30.06.2017 – 100 m² Gesamtfläche
E2: LEERSTAND vom 01.07.2017 – 15.07.2017 – 100 m² Gesamtfläche
E3: Mieter B vom 16.07.2017 – 31.12.2017 – 100 m² Gesamtfläche

Die 100 m² aus dieser Einheit werden in der Gesamtsumme (ganz unten) dennoch nur einfach gezählt, ergeben in Summe also nur 100 m² (und nicht 300 m²).

Bitte geben Sie bei den Umlageschlüsseln generell nur Zahlen ein, die Einheitenangabe sollte sich aus den Bezeichnungen der Umlageschlüssel ergeben.

Einzelne Mieter aus der Verteilung nehmen

Bei einer anteiligen Verteilung ist es nur über einen Umweg möglich, einzelne Mieter aus der Verteilung herauszunehmen, ohne den Gesamtwert des Umlageschlüssels zu verändern. Hierzu legen Sie bitte einen weiteren Umlageschlüssel und einen weiteren Mieter („DIFFERENZMIETER“) an und weisen diesem Mieter die Anteile zu, die ein echter Mieter nicht übernehmen soll. Das ist beispielsweise dann der Fall, wenn nur ein Mieter die Grundsteuer nicht zu zahlen hat. Sein Anteil trägt dann der Differenzmieter, was dazu führt, dass die Gesamtsumme des Umlageschlüssels dennoch konstant und korrekt bleibt.

Variable Umlageschlüssel (ohne Berücksichtigung Zeitanteil)

Bei diesen Umlageschlüsseln findet keine Berücksichtigung des Zeitanteils des Mieters statt. Sie eignen sich für die verbrauchsabhängige Verteilung von Kosten, beispielsweise über einen Wasserzähler oder Müllerfassungszähler oder dergleichen.

Wenn Sie beispielsweise die Kosten der Wasserversorgung nach gemessenem Wasserverbrauch abrechnen wollen, ergeben sich anhand einer extern zu erstellenden Zählerliste (die Sie jedem Mieter im übrigen mit der Abrechnung zur Verfügung stellen sollten!) entsprechende Verbrauchswerte in m³. Jeder Mieter (also jede Zeile) bekommt hier also Ihren Verbrauchswert zugewiesen:

E1: Mieter A vom 01.01.2017 – 30.06.2017 – 15,000 m³ Wasser
E2: LEERSTAND vom 01.07.2017 – 15.07.2017 – 0,114 m³ Wasser
E3: Mieter B vom 16.07.2017 – 31.12.2017 – 30,000 m³ Wasser

In Summe ergibt das also 45,114 m³ Wasser.

Personentage (P1)

Dieser Umlageschlüssel bildet ein Produkt aus Anzahl Personen und Tagen der Belegung. Er berücksichtigt also mittelbar auch einen Zeitanteil des Mieters. Dies ist der einzige Umlageschlüssel, der nicht logisch in der Vorlage verprobt werden kann. Sie müssen bei der Eingabe also sehr gewissenhaft sein.

Auch hier erfolgt eine reine Summenbildung aller Personentage für den Divisor des Umlageschlüssels.

Festschlüssel (F1 bis F4)

Abrechnungsvorlage

MIETER Seite 2

Bei einem Festschlüssel werden den Mietern fixe Euro-Beträge von Ihnen zugewiesen. Die Vorlage rechnet hier überhaupt nicht, sondern druckt nur das an, was Sie eingeben. Der bekannteste Fall ist die extern erstellte Heizkostenabrechnung.

Es ist dabei unbedingt wichtig, dass die Verteilung der Heizkosten in den Spalten AG und AH erfolgt (also im vierten Festschlüssel). Andernfalls greift das Modul zur Anpassung der Vorauszahlungen auf die falschen Heizkostenanteile zu.

Im Gegensatz zur Version BASIS der Abrechnungsvorlage werden bei diesen Festbeträgen ebenfalls keine Zeitanteile mehr ermittelt. Das bedeutet, dass Sie jedem Mieter exakt den Betrag zuweisen, den er auch in der Einzelabrechnung zahlen soll:

E1: Mieter A vom 01.01.2017 – 30.06.2017 – 45,23 Euro
E2: LEERSTAND vom 01.07.2017 – 15.07.2017 – 0,00 Euro
E3: Mieter B vom 16.07.2017 – 31.12.2017 – 0,00 Euro

Sind allerdings Kosten für eine Einheit und das ganze Jahr angefallen, müssen Sie die Aufteilung auf die betroffenen Mieter dieser Einheit selbst vornehmen. Das können Sie jedoch mit etwas Excel-Geschick und einer Formel relativ einfach direkt im Feld vornehmen.

Gleiches gilt ohne Einschränkungen für die eventuell in den Festkosten enthaltenen Lohn- und Fahrtkostenanteile: Es wird gedruckt, wie verteilt und zeitanteilige Verteilung müssen Sie selbst vornehmen.

Bei umsatzsteuerpflichtigen Mietern geben Sie bitte in die jeweils linke Spalte die Nettokosten ein.

Abzurechnende Vorauszahlungen

Hier geben Sie je Mieter die Betriebskostenvorauszahlungen und – sofern vorhanden – die Heizkostenvorauszahlungen an. Ob Sie hierbei nach Soll- oder Ist-Vorauszahlungen abrechnen spielt für die Abrechnungsvorlage keine Rolle. Wenn Sie allerdings nach Soll-Vorauszahlungen abrechnen, dann sollten Sie unter STAMMDATEN (Angaben zu Texten und Formulierungen) den ‚Text Heizkostenvorauszahlungen und den #Text Betriebskostenvorauszahlungen entsprechend ändern: „abzüglich Ihrer …vorauszahlungen in Euro aus Soll-Werten“.

Bei umsatzsteuerpflichtigen Mietern geben Sie bitte in die jeweils die Brutto-Vorauszahlungen inkl. Umsatzsteuer ein.

Haben Sie mehrere Vorauszahlungsarten, beispielsweise extra Vorauszahlungen für Wassergeld oder Aufzugskosten, müssen Sie diese bitte in einer externen Liste aufsummieren. Mehr als zwei Vorauszahlungspositionen sind in der Abrechnungsvorlage nicht vorgesehen.

Ergebnisse

Wenn Sie die Reihenfolge der Abrechnungserstellung nach dieser Dokumentation eingehalten haben, sehen Sie hier schon die ersten Ergebnisse der Abrechnung je Mieter.

Tipp: Speichern Sie die Datei!

PRÜFUNGEN

Abrechnungsvorlage

PRÜFUNGEN

Wenn die Abrechnung für die Vorlage in sich logisch ist, ist jetzt im Prüfungsmodul alles grün. Falls nicht (weiße Felder) finden Sie jeweils einige Hinweise, wo ein eventueller Fehler liegen könnte.

An dieser Stelle noch einmal der Hinweis: Wenn Sie sowohl umsatzsteuerpflichtige als auch umsatzsteuerfreie Mieter unter MIETER angelegt haben, wird es in den beiden unteren Prüfungsschritten immer zu Differenzen kommen, die weit jenseits der Rundungsdifferenz liegen. Wir empfehlen daher dringend immer erst eine Bruttoabrechnung zu erstellen. Wenn dann auch die beiden unteren Prüfungsschritte (Kostenverteilungen) okay sind, können die betroffenen Mieter auf Nettoverteilung umgestellt werden. Achtung: Eventuell bereits verteilte Festbeträge müssen für diese Mieter dann noch von Bruttowerten in Nettowerte überschrieben werden!

NEUE VZ (Berechnung neuer Vorauszahlungen)

Zunächst sind auch hier wieder Tabellenkopf und linke Spalten eingefroren, so dass eine leichte Orientierung in der ganzen Tabelle möglich ist.

Nebenkostenabrechnung erstellen

Neue Vorauszahlungen der Mieter

Sie sehen hier Lage, Nummer und Mietername aus dem Arbeitsplatz MIETER. Bitte geben Sie hier zunächst in den drei nebeneinander liegenden orangen Spalten folgende Werte ein:

#aktuelle NKM pro Monat: Damit das Programm im Bedarfsfall die neue Miete vollständig andrucken kann, braucht es natürlich auch die Nettokaltmiete. Wenn Ihnen der Begriff Nettokaltmiete nicht zusagt, können Sie ihn für die Einzelabrechnungen unter STAMMDATEN ändern. Für umsatzsteuerpflichtige Mieter geben Sie hier bitte generell Bruttowerte (also inkl. Umsatzsteuer) an.

#BK-VZ alt pro Monat und #HK-VZ alt pro Monat: Hier geben Sie die Vorauszahlungen vor der Anpassung an. Das kann durch das Programm nicht aus den Daten aus MIETER errechnet werden, weil nicht klar ist, wie die dort angesetzten Vorauszahlungen ermittelt wurden. Zudem müssen hier nicht notwendigerweise die Vorauszahlungen des Vorjahres relevant sein, denn schließlich kann zwischenzeitlich eine andere Veränderung der Vorauszahlungen eingetreten sein. Der Begriff „alt“ meint insoweit nicht die Vorauszahlungen des Vorjahres, sondern die aktuellen Vorauszahlungen VOR DER (geplanten) Anpassung. Für umsatzsteuerpflichtige Mieter geben Sie hier bitte generell Bruttowerte (also inkl. Umsatzsteuer) an.

Sie können die #aktuelle NKM pro Monat auch gern erst dann bei einem Mieter eintragen, wenn Sie sich sicher sind, dass Sie die Vorauszahlungen dieses Mieters auch wirklich anpassen wollen. So ersparen Sie sich eventuell viele unnütze Eingaben.

Die Abrechnungsvorlage errechnet dann anhand der tatsächlichen Kosten und des ggf. von Ihnen vorgegebenen Zuschlages die neuen Vorauszahlungen.

Dabei bitten wir allerdings zu bedenken: Es ist sehr fragwürdig, die Vorauszahlungen eines Mieters nach oben anzupassen, der nur wenige Tage (und noch dazu im Winter!) an einer Abrechnung teilgenommen hat. Wir empfehlen daher Anpassungen generell erst ab einer Mindestteilnahme von drei bis vier Monaten. Unter einem halben Monat Abrechnungsteilnahme gibt das Modul zur Anpassung der Vorauszahlungen keinen Wert mehr aus.

In der Spalte #Differenz pro Monat pro Monat sehen Sie nun direkt neben dem Namen des Mieters, ob eine Anpassung der Vorauszahlungen überhaupt (im Saldo) Sinn ergibt. Nun können Sie in der Spalte #Druck neue Vorauszahlungen in Einzelabrechnung? je Mieter festlegen, ob die neuen Vorauszahlungen angedruckt werden sollen („ja“ – klein und ohne Anführungszeichen) oder nicht („nein“ – klein und ebenfalls ohne Anführungszeichen). Das Programm erkennt dabei nicht, ob ein Mieter zwischenzeitlich ausgezogen ist oder ob es sich um einen Leerstand handelte.

Tipp: Speichern Sie die Datei!

Einzelabrechnungen E1, E2, E3 und so weiter

Nebenkostenabrechnung erstellen

Einzelabrechnung brutto (Wohnungsmieter) Seite 1

Nebenkostenabrechnung erstellen

Einzelabrechnung brutto (Wohnungsmieter) Seite 2

Jede Einzelabrechnung steht auf einem eigenen Arbeitsblatt, das Sie nun ansehen und / oder drucken können. Mehrere markierte Arbeitsblätter können auch zusammen gedruckt werden (STRG-Taste gedrückt halten und die zu druckenden Einzelabrechnungen anklicken; dann im Druckmenü „markierte Arbeitsblätter“ auswählen).

 

Aus Gründen der Übersichtlichkeit und wegen des größeren Funktionsumfanges sind die hiesigen Einzelabrechnungen im Gegensatz zur BASIS-Version der Abrechnungsvorlage hier zweiseitig. Sofern Sie über einen Duplex-Drucker verfügen, können Sie die Einzelabrechnungen auf ein Blatt drucken.

Wenn in den Einzelabrechnungen unter den Einzelkosten des Mieters (Spalte H) der Wert #NV ausgegeben wird, wurde unter KOSTEN ein Umlageschlüssel zugewiesen, der unter STAMMDATEN nicht definiert oder dort später verändert wurde. Bitte einfach noch einmal für die betroffene Abrechnungsposition die Reihenfolge durchgehen: Umlageschlüssel unter STAMMDATEN benennen, unter KOSTEN im Drop-Down-Menü auswählen und die Fehlermeldung verschwindet.

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