Umgangssprachlich wird häufig von Nebenkosten gesprochen. Jedoch verwenden das Gesetz, die Betriebskostenverordnung und andere Normen ausschließlich den Begriff Betriebskosten.

Deshalb zur Klarstellung: „Betriebskosten“ und „Nebenkosten“ sind synonyme Begriffe oder lassen sich so in eine Systematik bringen:

Betriebskosten + Heizkosten = Nebenkosten

Das stimmt zwar eigentlich auch nicht, weil die Heizkosten auch in der Betriebskostenverordnung genannt werden. Aber da wollen wir nicht pedantisch sein. Kommen wir zur Definition Betriebskosten:

Was also sind Nebenkosten?

Betriebskosten (Nebenkosten) sind nach der Definition01)§ 556 BGB

  • die Kosten, die dem Eigentümer bzw. Erbbauberechtigten
  • durch das Eigentum bzw. Erbbaurecht am Grundstück oder
  • durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks
  • laufend entstehen.

Für preisfreien und preisgebundenen Wohnraum gilt diese Definition unmittelbar02)§ 556 BGB. Für Gewerberaum ist diese Definition weitergehend zu verstehen.

Was unter dieser Definition Betriebskosten im Einzelnen zu verstehen ist, erläutern wir in anderen Beiträgen: Jede der einzelnen 17 Nebenkostenarten findet der Leser einen eigenen Beitrag. Nachfolgend wollen wir uns vorerst nur mit der allgemeinen Definition beschäftigen.

Definition Betriebskosten: Kosten des Eigentümers / Vermieters

Zunächst muss klargestellt werden, dass die Definition von Betriebskosten für alle Vermieter gilt: So sind damit nicht nur Eigentümer des Grundstücks, sondern auch Erbbauberechtigte, gewerbliche Zwischenvermieter oder Untervermieter gemeint.

Mit Kosten sind alle Aufwendungen für Fremdarbeiten und Versorger gemeint. Aber auch die Eigenleistung des Vermieters ist umlagefähig!

Eigenleistungen des Eigentümers / Vermieters

Eigentlich sind unter Betriebskosten solche Kosten zu verstehen, die der Vermieter als Fremdleistungen einkauft. Dennoch regelt die Betriebskostenverordnung,03)§ 1 Abs. 1 Satz 2 BetrKV dass auch eigene Sach- und Arbeitsleistungen des Vermieters angesetzt werden können. Der Vermieter hat also die Wahl, ob er Fremdleistungen einkauft oder Eigenleistungen erbringt. Kosteneinsparungen müssen damit nicht einhergehen – ein sich beständig haltender Trugschluss.

Welche Eigenleistungen sind ansetzbar?

Die Regelung, wonach auch vermieterseitige Eigenleistungen als Betriebskosten gelten, erweitert im Wohnraummietrecht nicht den Betriebskostenkatalog aus § 2 Betriebskostenverordnung. Der Vermieter hat lediglich die Wahl, ob er die dort genannten Aufwendungen „einkauft“ oder selbst erbringt. Einer gesonderten Vereinbarung über die Eigenleistungen bedarf es nicht, sofern der Vertrag auf

㤠27 II. Berechnungsverordnung

oder die

Betriebskostenverordnung

generell verweist. Verweist der Mietvertrag hingegen nur auf

„Anlage 3 zu § 27 II. Berechnungsverordnung

oder

„§ 2 Betriebskostenverordnung„,

können Eigenleistungen zu Preisen eines Dritten nicht pauschal angesetzt werden! Zur Folge siehe unten.

Der Vermieter ist bei den Eigenleistungen durchweg an die in der Verordnung (II. BV oder BetrKV) festgelegten (und vertraglich vereinbarten!) Betriebskostenarten gebunden.

Wer bestimmt die Höhe des Kostenansatzes der Eigenleistungen?

Sofern pauschal § 27 II. Berechnungsvereinbarung oder die Betriebskostenverordnung im Mietvertrag vereinbart sind, gilt:

Die Betriebskostenverordnung regelt auch, zu welcher Höhe die Eigenleistungen des Vermieters als Betriebskosten angesetzt werden können.04)§ 1 Abs. 1 Satz 2 BetrKV Nämlich zu den Kosten, die für eine gleichwertige Leistung eines Dritten (insbesondere eines Unternehmers) anfallen würden. Allerdings ist die Umsatzsteuer des Unternehmers nicht ansatzfähig, da sie bei Eigenleistungen nicht anfällt.

nebenkosten-blog.de Definition Betriebskosten

Haus mit viel Potential für Eigenleistungen.

Der Vermieter sollte also mehrere (mindestens zwei, bestenfalls drei) Angebote verschiedener Firmen einholen, die die von ihm selbst zukünftig zu erbringende und abzurechnende Leistung beinhalten. Von diesen Angeboten ist der Nettobetrag des günstigsten Angebotes ansatzfähig.

Allerdings ist der Vermieter dann auch verpflichtet, die im Angebot aufgeführten Leistungen zu erbringen, sonst droht (wie bei Schlechtleistung eines Unternehmers auch) das Recht der Mieter zur Kostenkürzung.

Der kostenmäßige Ansatz von Eigenleistungen führt dazu, dass durchaus auch höhere Beträge angesetzt werden können, als beim Vermieter tatsächlich anfallen: Kalkuliert der Vermieter für Straßenreinigung für sich selbst mit einem Stundensatz von 10,00 Euro, das günstigste Angebot eines Unternehmers lautet aber auf 25,00 Euro, so sind die 25,00 Euro ansatzfähig! Hierbei ist auch zulässig, dass der Unternehmer in seiner Preiskalkulation etwaige Kosten für Reparaturen oder Anschaffungen von Geräten beinhaltet, die der Vermieter im Falle von Eigenleistungen ebenfalls vorhalten muss (Besen, Schneefräse, etc.).

Fehlt es hingegen an der Vereinbarung, dass Eigenleistungen zu (angebotenen) Fremdpreisen umlagefähig sind, dann kann der Vermieter auch nur ihm tatsächlich entstandene Kosten umlegen.05)LG Berlin, Urteil v. 5.2.1999, 64 S 366/98, GE 1999, 909 Das ist dann der Fall, wenn im Mietvertrag nur auf „Anlage 3 zu § 27 II. Berechnungsverordnung“ oder „§ 2 Betriebskostenverordnung“ verwiesen wird – also gerade nicht auf den gesamten Verordnungstext, sondern nur auf die Aufzählungen der Betriebskosten.

Im obigen Beispiel kann er dann also nur 10,00 Euro pro Stunde ansetzen. Hierbei ist die sogenannte angemessene Vergütung maßgeblich. Wenn eigene Mitarbeiter die Arbeiten erledigen, sind deren tatsächliche Kosten ansatzfähig. Der oben erwähnte (kalkulatorische) Ansatz von Instandhaltungs- oder Anschaffungskosten ist hier nicht zulässig! Lediglich solche Kosten, die im Betriebskostenkatalog ohnehin als umlagefähige Sachleistungen gelten (Auftausalz beispielsweise), dürfen in Ansatz gebracht werden.

Mustermann Vermietungs GmbH und Mustermann Reinigungs GmbH

Stehen dem Vermieter eigene Unternehmen, die ihm zuzurechnen sind, für die Erbringung von umlagefähigen Bewirtschaftungsleistungen zur Verfügung, sind deren tatsächlich abgerechneten Kosten umlagefähig. Es handelt sich hierbei nicht um Eigenleistungen. Allerdings müssen sich diese Kosten auch an anderen Angeboten messen lassen.06)Stichwort: Wirtschaftlichkeitsgebot Sofern in den Rechnungen der (Tochter-)Unternehmen Umsatzsteuer ausgewiesen ist, ist diese auch umlagefähig – es sei denn, es besteht beim Mieter Berechtigung zum Vorsteuerabzug.

Keine Eigenleistungen des Vermieters: Mieterleistung

Leistungen, die der Mieter direkt erbringt – infolge entsprechender Vereinbarung im Mietvertrag – sind nicht als Betriebskosten ansatzfähig. Hier ist beispielsweise an Straßenreinigung (Kehrwoche!) zu denken. Übernimmt allerdings beispielsweise der Erdgeschossmieter die Straßenreinigung und die Treppenreinigung und erhält dieser Mieter eine reduzierte Miete, ist die Differenz zur normalen Miete wiederum ansatzfähig.

Selbstredend sind auch keine Eigenleistungen des Vermieters solche Kosten, die der Mieter direkt mit einem Versorger oder Unternehmer abrechnet: Wartung eines Gasetagenheizung oder die diesbezüglichen Kosten des Schornsteinfegers.

Fazit

Für Großvermieter oder Immobilienverwalter ist das Thema Eigenleistungen des Vermieters als ansatzfähige Betriebskosten sicher nicht interessant. „Kleinere“ Vermieter hingegen können hierdurch allerdings etwas dazuverdienen. Dies birgt insbesondere den weiteren Vorteil, dass in – zumeist ländlichen Regionen – ohnehin keine geeigneten Unternehmen für manche Bewirtschaftsungsarten (meint: Nebenkostenarten) zu finden sind oder deren Leistungen zu wünschen übrig lassen. Hier kann der Vermieter die Leistungen zu seiner Zufriedenheit auch gleich selbst erbringen.

Definition Betriebskosten: Kosten durch das Eigentum bzw. durch bestimmungsmäßigen Gebrauch

Einerseits können die Kosten des Vermieters auf dem Grundstück selbst ruhen: Klassisches Beispiel hierfür ist die Grundsteuer, die immer anfällt – egal, ob das Grundstück genutzt wird oder nicht. Selbstverständlich nicht umlagefähig sind Erschließungskosten, Erwerbskosten oder Erwerbsnebenkosten, da diese einerseits nicht laufend anfallen, andererseits vor dem eigentlichen Nutzungsbeginn liegen.

Ferner dürfen die Kosten nur für das vermietete Grundstück (sind mehrere Grundstücke vermietet: für die Grundstücke) anfallen. Die Übernahme von Gartenpflegekosten eines Nachbargrundstückes scheidet selbstverständlich aus.

Was ist bestimmungsmäßiger Gebrauch?

Bestimmungsgemäßer Gebrauch eines (vermieteten) Grundstücks ist die Vermietung – Kosten des bestimmungsgemäßen Gebrauchs sind also alle Bewirtschaftungskosten, die mit der Vermietung einhergehen.

Achtung: Dennoch sind nicht alle Bewirtschaftungskosten umlagefähig! Die Grenze bildet hier der Betriebskostenkatalog, der in der II. Berechnungsverordnung stand oder in der Betriebskostenverordnung steht. Dieser Katalog wiederum wird gegebenenfalls durch den einzelnen Mietvertrag begrenzt, sofern nicht alle Nebenkostenarten als umlagefähig vereinbart sind.

Unter Kosten des bestimmungsgemäßen Gebrauchs sind also die Aufwendungen zu verstehen, die bei ordnungsgemäßer Bewirtschaftung des Grundstücks entstehen. Die Obergrenze hierfür bildet das Wirtschaftlichkeitsgebot.

Mieterzufriedenheit und Mieterbindung zählen nicht!

Zwar mögen Maßnahmen zur Mieterbindung (Geschenke zu Jubiläen der Mieter, Zuschüsse zu Hoffesten, etc.) sinnvoll und eine nette Geste sein, zu umlagefähigen Kosten werden diese Ausgaben dennoch nicht.07)Kinne in GE 2005, 165

Fazit

Der Leser erkennt an der Kürze dieses Absatzes, dass zum bestimmungsgemäßen Gebrauch nicht viel Konkretes zu schreiben ist. Hier gilt mehr oder weniger die Standardantwort auf alle schwierigen (weil auslegungsbedürftigen) Fragen: Es kommt darauf an. So kann in Berlin am Kurfürstendamm die Beschäftigung eines Portiers und seines Stellvertreters ordnungsgemäßer Bewirtschaftung entsprechen, hingegen in einem Zweifamilienhaus in ländlichen Regionen eher nicht. Auf den Seiten der einzelnen Betriebskostenarten sind Beispiele zu finden, was nicht mehr ordnungsgemäßer Bewirtschaftung entspricht.

Definition Betriebskosten: Wann entstehen Kosten „laufend“?

Laufend, regelmäßig oder wiederkehrend? Um die Frage, was mit „laufend“ entstehenden Kosten gemeint ist, wurde und wird heftig gestritten. Insbesondere Mieter verstehen dabei den Begriff oft falsch. Um es kurz zu machen:

„Laufend“ meint relativ regelmäßig wiederkehrend

Ein bestimmter Turnus ist damit nicht verbunden. So sind Kosten des Schornsteinfegers, die nur alle zwei Jahre auftreten, ebenso „laufende Kosten“, wie Kosten einer Tankreinigung (Öltank), die nur alle sieben Jahre durchgeführt wird.

Der Begriff regelmäßig ist dabei aber nicht überzustrapazieren. Es kann auch Schwankungen in der Dauer geben: Beispielsweise auch nicht periodisch anfallende Kosten sind „laufend“, wenn sie absehbar immer wiederkehren.08)BGH VIII ZR 221/08 GE 2010, 118

Wann ansetzen? In voller Höhe im Entstehungsjahr oder auf die Dauer verteilen?

Eigentlich nur für den Fall von Mieterwechseln ist streitig, wann die Kosten abgerechnet werden: Auf die „Leistungszeit“ verteilt oder anhand des Zahlungsflusses?

Im Ergebnis ist es zwar nicht immer fair, aber der BGH hat das eindeutig entschieden. Mehrjährige Kosten können grundsätzlich in dem Jahr umgelegt werden, in dem sie entstanden sind.09)BGH VIII ZR 221/08 GE 2010, 118 Allerdings muss der Vermieter nicht so verfahren, er kann die Kosten auch auf mehrere Jahre verteilen. Beides ist also möglich.

Definition Betriebskosten: Keine Betriebskosten / Nebenkosten sind …

Nachdem wir gezeigt haben, was Betriebskosten bzw. Nebenkosten grundsätzlich sind und in anderen Beiträgen zeigen, was das im Detail für die einzelnen Betriebskostenarten bedeutet, gehen wir nun darauf ein, was grundsätzlich – jedenfalls im Wohnraummietrecht; zu den Ausnahmen der Gewerbemiete siehe hier – keine Betriebskosten sind.

1. … Verwaltungskosten

Verwaltungskosten sind die Kosten der zur Verwaltung des Gebäudes erforderlichen Arbeitskräfte und Einrichtungen, die Kosten der Aufsicht, der Wert, der vom Vermieter persönlich geleisteten Verwaltungsarbeit, die Kosten für die gesetzlichen oder freiwilligen Prüfungen des Jahresabschlusses und die Kosten für die Geschäftsführung.10)§ 1 Abs. 2 Nr. 1 Betriebskostenverordnung

Aus dieser klaren Definition folgt, dass der Vermieter sein Kerngeschäft – die Vermietung – nicht im Rahmen der Nebenkostenabrechnung durch die Mieter finanzieren darf. Derartige Aufwendungen sind mit dem Mietzins abgegolten. Gleiches gilt selbstverständlich auch für fremde Hausverwaltungsleistungen oder die Kosten für die Erstellung der Betriebskostenabrechnung.

Es bestehen allerdings drei Ausnahmen für die letzte Bemerkung:

  • Die Abrechnungskosten für die Erstellung einer verbrauchsabhängigen Heiz- und / oder Warmwasserkostenabrechnung sind umlagefähig.11)§ 2 Nr. 4a, 5a BetrKV
  • Die Abrechnungskosten für die Erstellung einer verbrauchsabhängigen Kaltwasserabrechnung (Einzelwasserzähler) sind umlagefähig.12)§ 2 Nr. 2 BetrKV
  • Die Abrechnungskosten für die verursachungsgerechte Abrechnung der Müllkosten (bei Vorhandensein von Müllmengenerfassungsanlagen) sind umlagefähig. 13)§ 2 Nr. 8 BetrKV

Umlagefähig für die drei Ausnahmen sind die Kosten von Fremdunternehmen. Werden diese Abrechnungen durch den Vermieter selbst erstellt, darf er die eigene Leistung anhand tatsächlichen Aufwandes (keine Pauschalen!) bis zur der Höhe abrechnen, die Fremdunternehmen für die gleiche Leistung kosten würden.

  • Eine weitere Ausnahme: Zusatzentgelte zur Grundmiete
    Obige Regelungen betreffen ausschließlich die Verwaltungskosten als Betriebskosten / Nebenkosten. Der Vermieter ist natürlich nicht daran gehindert, für Verwaltungsleistungen etwaige Zuschläge zur (Grund-)Miete zu verlangen. Für Erhöhungen gilt dann § 558 BGB.

Streitpunkt Hausmeister

Häufigster Streitpunkt aus dem Themenbereich der Verwaltungskosten in der Nebenkostenabrechnung sind die Kosten des Hausmeisters / Hauswartes: Erbringt dieser Verwaltungstätigkeiten (Wohnungsübergaben, Zustellung von Schreiben an die Mieter, etc.), sind die Gesamtkosten um den entsprechenden Anteil der Verwaltungsleistungen zu kürzen und nur in der gekürzten Höhe umlagefähig.

2. … Instandhaltungskosten und Instandsetzungskosten

Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten sind solche Kosten, die während der Nutzungsdauer zur Erhaltung des bestimmungsmäßigen Gebrauchs aufgewendet werden müssen, um die durch Abnutzung, Alterung, Witterungseinwirkung entstehenden baulichen oder sonstigen Mängel ordnungsgemäß zu beseitigen.14)§ 1 Abs. 2 Satz 2 BetrKV

Instandhaltung ist dabei eine Sicherungsmaßnahme vor drohenden Schäden. Instandsetzung ist die Behebung eines bereits eingetretenen Schadens durch Reparatur oder Ersatz.

Auch hier gibt es Ausnahmen: Einerseits in der Betriebskostenverordnung selbst (Gartenpflege, Antennenanlage, etc.), andererseits durch die Wartungskosten ganz allgemein. Hier ist die Abgrenzung zu den Instandhaltungskosten sehr fließend und nicht immer trennscharf zu vollziehen, da Wartungskosten der Erhaltung der Funktionsbereitschaft baulicher Anlagen dienen.

Sind in der Verordnung bzw. im Mietvertrag nicht ausdrücklich Instandhaltungskostenanteile erwähnt, sind sie aus den Gesamtkosten heraus zu rechnen. Das Paradebeispiel ist hier wieder der Hausmeister, wenn er Reparaturen durchführt, oder ein sogenannter Vollunterhaltsvertrag der Aufzugswartung, der immer auch Kostenanteile für die Instandhaltung bis hin zur Instandsetzung beinhaltet.

3. … Kapitalkosten (Zinsen, Leasing, Miete)

Finanzierungskosten des Eigentümers sind ebensowenig umlagefähige Betriebskosten wie die Mietkosten eines Zwischenvermieters. Auch Zahlungen aus Erbbaurecht oder Erbpachtzinsen sind nicht umlagefähig. Das gilt auch für Finanzierungskosten für Anschaffungen, die der Bewirtschaftung dienen, auch wenn deren eigentliche Kosten umlagefähig sind.

Leasingkosten sind nur umlagefähig bei Wasserzählern, anderen Verbrauchserfassungsgeräten oder Antennenanlagen (weil es so in der Betriebskostenverordnung steht). Kosten für die Miete von Anlagen, die einen Anschaffungsaufwand nur vermeiden sollen, sind ebenfalls regelmäßig nicht umlagefähig.

Fußnoten / Quellennachweis   [ + ]