Welche Bedingungen eine formell ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung grundsätzlich erfüllen muss, haben wir schon gezeigt. Dieser Beitrag beschäftigt sich ausführlich mit den einzelnen formellen Bedingungen und gibt dem Leser Beispiele, wodurch eine formell nicht ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung gekennzeichnet ist. Die Bestandteile einer formell wirksamen Nebenkostenabrechnung sind:

1. Zusammenstellung der Gesamtkosten

Zusammengefasste Abrechnungspositionen

Bei der Zusammenstellung der Gesamtkosten kann man seit der unten erwähnten BGH-Entscheidung eigentlich nur noch einen Fehler machen. Das wäre, wenn man die Kostenarten unzulässig vermischt und nicht kleinteilig genug in die Abrechnung aufnimmt. Um diesen Fehler zu vermeiden, müssen dem Mieter die Kostenarten in der Abrechnung so mitgeteilt werden, wie sie auch im Mietvertrag aufgeführt sind.01)OLG Düsseldorf GE 2009, 1489 Damit kann der Mieter einfach und ohne Hindernisse prüfen, ob die Abrechnung nur Kostenarten enthält, die auch vereinbart wurden.

Sind demnach mietvertraglich die Kosten „gemäß § 2 Betriebskostenverordnung“ vereinbart, müssen auch die dortigen Kostenbezeichnungen angegeben werden. Hierbei gibt es vier Einschränkungen bzw. Besonderheiten:

Getrennte Angabe trotz einer Nummer in der BetrKV

Die Kosten der Müllentsorgung und der Straßenreinigung dürfen nicht zusammen angegeben werden, sondern benötigen einen jeweils separaten Ausweis. Gleiches gilt für die Kosten der Gebäudereinigung und der Ungezieferentsorgung. Auch hier sind zwei getrennte Positionen zu bilden.

Zusammenfassung bei gleicher Entstehungsart möglich

Entstehen Kosten auf die gleiche Art und Weise (bspw. Wasserversorgung und Entwässerung dadurch, dass beide Arten durch den gleichen Zähler errechnet werden), ist ein getrennter Ausweis dieser Position nicht erforderlich.02)BGH VIII ZR 322/08 GE 2010, 477 Diese Position darf dann Wasserversorgung / Entwässerung genannt werden oder Be- und Entwässerung.

Positionsbezeichnung „Versicherungen“

Obgleich in der Betriebskostenverordnung Kosten der Sach- und Haftpflichtversicherung steht, darf der Vermieter diese Abrechnungsposition auch unter Versicherungen zusammenfassen und dahinter die Kosten der Sachversicherungen und der Gebäudeversicherung abrechnen. Wir empfehlen jedoch, sofern eine Trennung der Kosten möglich ist, auch getrennt abzurechnen: Falls gegen eine der beiden Positionen vom Mieter Einwendungen erhoben werden, bleibt wenigstens die andere vielleicht ohne Beanstandungen.

Hausmeisterkosten einzeln oder zusammengefasst?

Übernimmt der Hausmeister / Hauswart mehrere weitere Aufgaben (Hausreinigung, Gartenpflege, etc.), müssen die Kosten des Hausmeisters nicht gesondert auf diese weiteren Positionen aufgeteilt werden.03)BGH VIII ZR 45/11 WuM 2011, 684 Es versteht sich dann aber von selbst, dass in den betroffenen Positionen dann keine weiteren Kosten für Arbeitsleistungen enthalten sein dürfen.

Folgen falscher Positionsbezeichnungen

Werden Betriebskostenpositionen in der Abrechnung falsch bezeichnet oder falsch zusammengefasst, sind dann auch nur die betroffenen Positionen formell falsch.04)BGH VIII ZR 285/09 GE 2010, 1613

Endlich erledigt: Problem der bereinigten Gesamtkosten

Früher bestand folgendes Problem: Der Vermieter ist verpflichtet, für nicht umlagefähige Kostenanteile einen Vorwegabzug vorzunehmen (bspw. Materialkosten bei Wartungsrechnungen; Instandhaltungsanteile bei den Hausmeisterkosten). Tat er das nicht, lag ein materieller Mangel der Abrechnung vor, kein formeller Mangel. Hat er aber den Vorwegabzug zwar richtigerweise vorgenommen, ihn aber in der Abrechnung nur nicht erläutert, lag ein formeller Mangel vor. Und das nur deshalb, weil dem Mieter in der Abrechnung nicht die Gesamtkosten, sondern nur die bereinigten Kosten mitgeteilt wurden.

Diesem wirklich sachlich nicht begründbaren Dilemma ist der Bundesgerichtshof mit zwei Entscheidungen05)BGH VIII ZR 22/13 GE 2013, 1651 06)BGH VIII ZR 201/13 GE 2014, 659 entgegen getreten. Er hat darin deutlich gemacht, dass er an seiner bisherigen Rechtsprechung07)früher: BGH VIII ZR 1/06 NZM 2007, 196 oder BGH VIII ZR 1/07 GE 2007, 1378 oder BGH VIII ZR 118/11 NZM 2012, 155 nicht mehr festhalten wird.

Um diesem Problem bisher aus dem Weg zu gehen, haben die meisten professionellen Vermieter und Verwalter mit den Hausmeistern und den Hausmeisterunternehmen separate Verträge gemacht: Einen Vertrag für die umlagefähigen Kostenbestandteile und einen weiteren über die nicht umlagefähigen Kosten. Denn paradoxerweise ist (bzw. war) es dann das Ergebnis, dass die nicht umlagefähigen Verträge nicht in der Abrechnung als Vorwegabzug angegeben werden mussten. Das Risiko einer formell falschen Abrechnung war damit eliminiert.

2. Angabe und ggf. Erläuterung der Umlageschlüssel

Folgende Umlageschlüssel bedürfen in der Abrechnung keiner Erläuterung,08)BGH VIII ZR 295/07 GE 2009, 189 weil sie selbsterklärend sind:

  • Wohnfläche
  • Personenzahl
  • Miteigentumsanteil
  • Wohneinheit

Auch sei die Angabe eines Prozentsatzes der Wohnfläche ausreichend.09)BGH VIII ZR 286/10 GE 2012, 402 Wir halten das jedoch für gefährlich. Es könnte sein, dass das bereits das gedankliche und rechnerische Verständnis des Mieters überfordert. Ohnehin ist es rechnerisch der gleiche Dreisatz, weshalb eine Umrechnung der Wohnflächen in Prozentsätze nur einen zwecklosen Umweg darstellt.

In formeller Hinsicht genügt die Angabe der Anteile des Mieters und die Angabe der Gesamtfläche. Auch eine nicht erläuterte Veränderung der Gesamtfläche im Vergleich zum Vorjahr bedeutet keinen formellen Mangel der Abrechnung. Gleiches gilt für die Abrechnung nach Anzahl Personen oder sogar nach Personenmonaten, obgleich dabei eine pro Kopf und Zeit vorgenommene Gewichtung erfolgt. Die Angabe „32,20 Personenmonate x 4,3470004 Euro je Personenmonat = 139,98 Euro“ soll formell ordnungsgemäß sein.10)BGH VIII ZR 97/14 GE 2014, 1645; anderer Auffassung: LG Berlin GE 2009, 980 für „Personen x Tage“

Verwendung unterschiedlicher Umlageschlüssel

Verwendet der Vermieter in einer Abrechnung verschiedene Umlageschlüssel für verschiedene Abrechnungspositionen, so muss er sie jeweils angeben. Beispiel:

  • Grundsteuer Wohnraum – Wohnfläche
  • Grundsteuer Gewerberaum – Gewerbefläche
  • Straßenreinigung – Gesamtfläche
  • Aufzugkosten – Fläche Aufzug

Das gilt auch für enorm komplexe Abrechnungen, bei der nahezu jede Kostenart mit einem anderen Umlageschlüssel abzurechnen ist.11)BGH VIII ZR 27/10 NZM 2011, 401 Eine Erläuterung, welche Flächen bei den von der Gesamtfläche abweichenden Umlageschlüsseln ausgenommen sind, ist nicht erforderlich.12)BGH VIII ZR 227/09 GE 2010, 1191

Nicht verständliche Umlageschlüssel

Folgende Umlageschlüssel sind nicht verständlich mit der Folge, dass die jeweiligen Abrechnungspositionen an formellen Mängeln leiden:

Umlageschlüssel bei verbrauchsabhängiger Abrechnung

Zwar kein formeller Mangel, aber ein inhaltlicher Fehler der Abrechnung liegt vor, wenn bei verbrauchsabhängigen Kosten nur als Umlageschlüssel „lt. Zähler“ angegeben ist.18)BGH VIII ZR 322/08 GE 2010, 477 Die Zählerstände und der sich daraus ergebende Verbrauch des Mieters sind immer mit anzugeben, damit die Abrechnung nicht nur formell, sondern auch materiell wirksam ist.

3. Berechnung des Mieteranteils

Hier können eigentlich nur Rechenfehler auftreten. Rechenfehler sind allerdings nie ein formeller Mangel, da der Mieter sie erkennen kann, indem er einen Taschenrechner zur Hand nimmt und die Positionen einzeln nachrechnet. Sie sind ein inhaltlicher Mangel der Abrechnung.

In formeller Hinsicht muss der Rechenweg für den Mieter nur Schritt für Schritt nachvollziehbar sein.

4. Abzug der Vorauszahlungen des Mieters

Es versteht sich von selbst, dass an irgendeiner Stelle die Vorauszahlungen des Mieters von den Kosten abgezogen werden müssen, um zu einem Ergebnis zu gelangen. Das kann auch im Anschreiben oder in einem Beiblatt erfolgen.

Unterlässt der Vermieter den Abzug der Vorauszahlungen, handelt es sich dem Wesen nach nur um eine Kostenzusammenstellung, nicht jedoch um eine Abrechnung. Jedoch soll nach Ansicht des Bundesgerichtshofes die Angabe von „0,00 Euro Vorauszahlungen“19)BGH VIII ZR 286/10 GE 2012, 402 schon ausreichen, um eine formell wirksame Abrechnung zu erteilen – unabhängig davon, ob der Mieter tatsächlich keine Vorauszahlungen zahlte oder der Vermieter nur keine in die Abrechnung einstellen wollte (etwa wegen einer streitigen Verrechnung einer Mietminderung).

Der BGH ist sogar der Auffassung, dass die Forderung klarzumachen, dass keine Vorauszahlungen abgezogen werden, bloße Förmelei sei.20)BGH VIII ZR 197/11 GE 2012, 609 Demnach sollen „keine Vorauszahlungen“ mit „0,00 Euro Vorauszahlungen“ gleichzusetzen sein. Diese Auffassung überzeugt nicht, da der Mieter gänzlich ohne Angabe keinen Anhaltspunkt dafür hat, wo er mit seinen Fragen anfangen soll.

Soll-Vorauszahlungen oder Ist-Vorauszahlungen

Lange Zeit war fraglich, ob bereits ein formeller Mangel der Abrechnung vorliegt, wenn der Vermieter nur die geschuldeten Vorauszahlungen des Mieters (Soll-Vorauszahlungen) in die Abrechnung einstellt. Der BGH hat entschieden: Auch Nebenkostenabrechnungen mit Soll-Vorauszahlungen sind formell wirksam.21)BGH VIII ZR 286/10 GE 2012, 402 22)BGH VIII ZR 240/10 GE 2012, 98 23)BGH VIII ZA 2/08 GE 2009, 1489

Sonderfall: mehrere Abrechnungen

Besteht die Nebenkostenabrechnung aus allen Abrechnungspositionen mit Ausnahme der Wasserversorgung und Entwässerung, weil hierüber gesondert auf einem Extrablatt abgerechnet wird und werden in der eigentlichen Abrechnung die Vorauszahlungen abgezogen, soll das formell zulässig sein, weil diesem Abrechnungsergebnis dann die weitere Forderung (Wasserversorgung und Entwässerung) hinzuzurechnen ist.24)BGH VIII ZR 75/07 NZM 2008, 442

Das überzeugt nicht: Dem Vermieter wäre es ein leichtes, auch die extra berechneten Kosten in seine Abrechnung aufzunehmen mit dem Verweis, dass der errechnete Betrag sich aus einer Anlage zur Abrechnung ergibt.

5. Erläuterungen (gedankliche Verständlichkeit)

nebenkosten-blog.de Bestandteile einer formell wirksamen Nebenkostenabrechnung

Weniger ist mehr: Präzise muss eine Abrechnung sein.

Erläuterungen von Kostensteigerungen im Vergleich zum Vorjahr sind für die formelle Wirksamkeit der Abrechnung nicht in der Abrechnung selbst erforderlich. Der Mieter kann Kostensteigerungen aus dem Vergleich mit der Vorjahresabrechnung erkennen und nachfragen, so dass höchstens ein inhaltlicher Mangel der Abrechnung vorliegt. Gleiches gilt für geänderte Gesamtflächen im Vergleich zum Vorjahr.25)BGH VIII ZR 261/07 NZM 2008, 567

Erläuterungen in der Abrechnung selbst sind eigentlich nur notwendig, wenn ohne sie ein angewandter Umlageschlüssel nicht aus sich selbst heraus verständlich ist.

In der Praxis begegnen wir häufig der Auffassung vieler Vermieter oder Verwalter, dass Erläuterungen generell eine formelle Anforderung einer Betriebskostenabrechnung seien. Insbesondere gelte das bei der Vermietung von preisgebundenem Wohnraum.

Das ist schlicht falsch! Zum Einen sind Erläuterungen nur in äußerst engen Grenzen überhaupt ein formeller Bestandteil der Nebenkostenabrechnung – demnach weit überwiegend nur eine Frage der materiellen Richtigkeit. Zum Anderen ist der BGH der Auffassung, dass an die Erläuterungen keine besonders hohen Anforderungen zu stellen sind.26)BGH VIII ZR 137/09 NZM 2010, 274: auch bei preisgebundenem Wohnraum reichen die obigen fünf Bestandteile einer formell wirksamen Nebenkostenabrechnung

Es ist also nicht erforderlich oder geboten, der Abrechnung einen langen Text mit Angabe der Versorger, Entstehungsgeschichte der Kosten oder einen Vergleich mit Vorjahreskosten beizufügen!

Ergebnis: Bestandteile einer formell wirksamen Nebenkostenabrechnung

Unserer Erfahrung nach muss eine Nebenkostenabrechnung präzise und knapp sein. Je mehr (nicht erforderlicher) Text und anderes „Schmuckwerk“ beigegeben wird, desto weniger verstehen die Mieter bzw. desto mehr „Einladung zum Nachfragen“ verspürt der Mieter.

Fußnoten / Quellennachweis   [ + ]