nebenkosten-blog.de

Rat & Hilfe für Vermieter, Mieter & Wohnungseigentümer

Belegkopien statt Belegeinsicht?

Die meisten Mieter wollen eigentlich keine Belegeinsicht, sondern stattdessen Kopien der relevanten Abrechnungsbelege. Ob Mieter einen Anspruch auf die Übersendung von Belegkopien haben und wenn ja, was sie dafür zu zahlen haben, behandelt dieser Beitrag.

Hat der Mieter Anspruch auf Belegkopien?

Mieter von preisgebundenem Wohnraum

Im preisgebundenen Wohnraum01)mit Bewilligung bis zum 31.12.2001, danach nicht mehr! hat der Mieter tatsächlich einen Anspruch darauf, dass der Vermieter ihm Kopien der Abrechnungsbelege überlässt.02)§ 29 Abs. 2 NMV Weil der Mieter dieses Recht „an Stelle“ der Belegeinsicht hat, genügt es dann aber auch, wenn der Vermieter die Belege übersendet. Es sei denn, der Mieter will aus wichtigem Grund die Kopie mit dem Original vergleichen.

Der Mieter muss diese Kopien bezahlen, zur Höhe der Auslagenerstattung siehe unten. Unklar ist, ob der Vermieter alle Abrechnungsunterlagen (Rechnungen, Verträge, Flächenberechnungen, etc.) kopieren und versenden muss03)ja, auch wenn sie sehr umfangreich sind: AG Brühl WuM 1992, 201 oder, ob der Mieter einzelne Belege anfordern muss, um dem Vermieter nicht zu viel Aufwand zu bereiten.04)ja: LG Düsseldorf ZMR 1998, 167 05)ja: AG Neubrandenburg WuM 1994, 531

Mieter preisfreien Wohnraums (Regelfall)

Der Bundesgerichtshof hat entschieden, dass die Mieter von preisfreiem Wohnraum keinen Anspruch auf Belegkopien aus der Neubaumietenverordnung haben, da das eine Sondervorschrift des sozialen Wohnungsbau sei, die ohnehin auslaufe.06)BGH VIII ZR 78/05 NZM 2006, 340 Auch hat der Mieter keinen Anspruch aus Treu und Glauben auf Übersendung von Kopien der Abrechnungsbelege.07)BGH VIII ZR 78/05 NZM 2006, 340

Einzig, wenn wegen der räumlichen Entfernung zwischen Wohnort und Ort der Belegeinsicht dem Mieter dieser Aufwand nicht zuzumuten ist, habe der Mieter einen Anspruch auf Belegkopien.08)BGH VIII 83/09 GE 2010, 761 09)BGH VIII ZR 80/09 NZM 2010, 576

Abweichende Ansichten der Literatur und Instanzgerichte

Die Literatur10)Langenberg in Schmidt-Futterer § 556 Rn. 495 vertritt die Ansicht, dass der BGH damit allerdings nur eine von vielen möglichen Unzumutbarkeiten des Mieters angesprochen habe. Nicht entschieden, aber durch den Vermieter dennoch zu berücksichtigen, seien weitere mögliche Umstände:

  • umfangreiche Streitigkeiten zwischen Mieter und Vermieter, wenn sie im gleichen Haus wohnen11)AG Bergisch Gladbach 68 C 230/07 ZMR 2012, 198
  • generell belastetes Mietverhältnis und Streit darüber, ob der erheblich gehbehinderte Mieter die Räume des Vermieters barrierefrei erreichen kann oder nicht12)LG Berlin 65 S 233/13 GE 2014, 1140
  • Notwendigkeit eines Zweittermins, weil der Vermieter zur ersten Belegeinsicht nicht alle Unterlagen vorlegen konnte13)AG Charlottenburg MM 6/2013, 28
  • wenn der Mieter nicht die finanziellen Mittel aufbringen kann, um seinen Rechtsanwalt dafür zu bezahlen, mit zur Belegeinsicht zu kommen14)Fenn WuM 2006, 482
  • wenn der arbeitende und geringverdienende Mieter einen Urlaubstag nehmen muss, weil der Vermieter die Belegeinsicht zu seinen Geschäftszeiten anbietet, der Mieter sich aber das Entsenden eines Anwalts nicht leisten kann15)Fenn WuM 2006, 482
  • wenn der Mieter schwer krank ist und die Wohnung nicht verlassen kann16)AG Köln WuM 2011, 631
  • es sei dem Mieter nicht zuzumuten, Belege in der Belegeinsicht abzuschreiben, er habe also auch nach der Belegeinsicht Anspruch auf Kopien, wenn er sich mit seinem Berater darüber austauschen möchte – das dürfte im Zeitalter der Smartphones mit Fotofunktion aber eine akademische Debatte sein

Übrigens darf der Mieter sich selbst Kopien bei der Belegeinsicht anfertigen, wenn er eigene Geräte mitbringt (Kamera, Smartphone, Scanner, Kopierer). Der Vermieter hat das zu dulden.17)AG München GE 2010, 295

Praxistipp:
Vermieter, die sich der BGH-Entscheidung anschließen und die Übersendung von Kopien verweigern, werden diese spätestens im Gerichtsprozess vorlegen müssen. Es bringt im Regelfall also nichts, sich dem Wunsch des Mieters zu sperren.

Muss der Mieter die Belegkopien bezahlen?

Eindeutig: Ja. Will der Mieter Kopien der Belege haben, muss er sich zur Kostenerstattung verpflichten. Deshalb ist es auch sinnvoll, nur wirklich notwendige Belege anzufordern, weil es sonst recht teuer werden kann. Der Vermieter darf die Übersendung der Kopien nicht von einer Vorleistung abhängig machen.18)OLG 3 W 100/01 Düsseldorf WuM 2001, 344 19)anderer Auffassung: LG Duisburg WuM 2002, 32

nebenkosten-blog.de Belegkopien

Könnte teuer werden: Viele Belegkopien.

Entgegen der Ansicht vieler Mieteranwälte besteht der erstattungspflichtige Aufwand nicht nur in der Kopie selbst, sondern auch im Kopier- und Versandvorgang: Personalkosten für Kopie und Konfektionierung der Kopien, Verpackung, Anschreiben und Porto.

Zulässig sind demnach

Unzulässig ist eine Abrechnung nach Stundenaufwand mit echten Lohnkosten und der Abnutzung der Sachmittel, weil hier auch Kosten mit eingerechnet werden, die dem Vermieter bzw. der Hausverwaltung auch bei einer Belegeinsicht entstanden wären. Die Kosten der Belegeinsicht hat jedoch der Vermieter zu tragen. Der Mieter muss hingegen nur den Mehraufwand für die Kopien und den Kopiervorgang bezahlen.

Mitwirkungspflicht des Vermieters und Zurückbehaltungsrecht

Da der Mieter nach der Rechtsprechung des BGH28)BGH VIII ZR 78/05 NZM 2006, 340 regelmäßig keinen Anspruch auf die Übersendung von Belegkopien hat, ist der Vermieter verpflichtet, ihm die Anfertigung eigener Kopien zu ermöglichen:

  • Der Mieter kann sich Kopien oder Scans mit eigenen Geräten anfertigen, der Vermieter hat das zu dulden.29)AG München 412 C 34593/08 NZM 2010, 81
  • Hat der Mieter keine eigenen Geräte, soll der Vermieter verpflichtet sein, seinen Kopier gegen Kostenerstattung (0,10 Euro pro Seite wenn der Mieter selbst kopiert, 0,25 / 0,26 Euro pro Seite, wenn der Vermieter kopiert) zur Verfügung zu stellen. Der Vermieter darf aber „immerhin“ entscheiden, ob er den Mieter an sein Kopiergerät lässt oder die Kopien selbst macht.30)Langenberg in Schmidt-Futterer § 556 Rn. 497

Solange der Mieter durch eine Weigerung des Vermieters an der Erstellung von Belegkopien gehindert ist, steht ihm ein Zurückbehaltungsrecht31)§ 273 BGB hinsichtlich der Nachforderung zu.

Fußnoten / Quellennachweis   [ + ]

8 Kommentare

  1. Hallo Jan,

    folgende Frage zur Kostenerstattung:
    Unsere Hausverwaltung möchte für die Zusendung von Kopien eine Pauschale i.H. von 35 Euro zzgl. MwSt. verlangen. Ist dies zulässig?

    Ich hatte den Artikel so verstanden, dass der Mieter maximal 0,25 Euro je Kopie (in extrem Fällen wohl auch 0,50 Euro/je Kopie) übernehmen muss.

    Was stimmt?

    Gruß
    Frank

    • Hallo Frank,

      zunächst sollte geprüft werden, ob der Vermieter (bzw. die Hausverwaltung) einen Anspruch auf die 35,00 Euro netto aus dem Mietvertrag hat. Wenn das dort steht, dürfte es gelten.

      Ergibt sich der Anspruch aber nicht aus dem Mietvertrag, gilt der übliche Satz (eher 0,25 Euro als 0,50 Euro pro Kopie). Nichtsdestoweniger können da aber auch 35,00 Euro netto herauskommen (inkl. Porto etc.), wenn es viele Kopien sind. Kommt also darauf an, wie viele Belege ihr „bestellt“ habt. Geht es nur um eine Rechnung, ist die Pauschale in jedem Fall zu hoch.

      Beste Grüße,
      Jan Arnold-Moßell

      • Danke für die superschnelle Antwort, Jan.

        In unserem Mietvertrag (ca. 9 Jahre alter Vertrag) ist dies nicht geregelt bzw. steht nichts zum Thema. Aber mehr als 140 Kopien für eine Abrechnungsperiode kommt mir exorbitant hoch vor.
        Angefordert hatte ich Kopien für alle abgerechneten Posten. Das sind maximal 18.

        Nachfrage:
        Die Kosten von 0,25 Euro je Kopie sind die inklusive MwSt. zu verstehen?
        Oder kommt hier die MwSt. dazu?
        Oder wird dies unterschiedlich gehandhabt?
        Portokosten kommen vermutlich zu den Kosten für Belegkopien noch hinzu, richtig?

        Grüße
        Frank

        PS: Toller informativer Blog hier. Weiter so!

        • Die Preise pro Kopie sind inklusive Umsatzsteuer, das Porto kommt noch hinzu (übrigens auch zzgl. Unsatzsteuer).

          140 Belege pro Abrechnungsperiode finde ich nicht viel – allein eine Stromrechnung von VATTENFALL beispielsweise hat circa acht Seiten.

          Ich würde einfach mit der Hausverwaltung reden und auch tatsächlich nur die Belege fordern, deren Kostenpositionen mir „komisch“ vorkommen.

          Oder eben gleich einen Termin zur Belegeinsicht machen.

          Beste Grüße,
          Jan Arnold-Moßell

          P.S.: Danke für das Lob! 🙂

      • Hallo Jan,

        ich schreibe meinem Vermieter, dass ich die Kopierkosten in Höhe von 0,25 Euro pro Kopie bezahlen werde und bitte höflich mir die Belegkopien zuzusenden.

        Daraufhin bekam ich diese Antwort von der Hausverwaltung:
        „Für die Erstellung der Unterlagen benötigen wir ca. 30 Minuten, der Stundensatz liegt bei 60,- EUR netto. So kommen wir auf unsere Pauschale. Sollte es Ihnen nicht Wert sein, unsere Aufwandspauschale in Kauf zu nehmen, dann steht es Ihnen natürlich frei…“

        Die Berechnung von Stundensätzen ist doch eben gerade NICHT ZULÄSSIG und nicht umlagefähig.
        Oder stimmt das nicht?

        Grüße
        Frank

        PS: Eine ein für alle mal einheitliche Regelung wäre hier wirklich von Gesetzgeber wünschenswert.

        • Das stimmt, die Arbeitszeit darf nicht berechnet werden.

          Nichtsdestoweniger ist der Vermieter / die Hausverwaltung nur im preisgebundenen Wohnraum (Sozialer Wohnungsbau) oder bei wenigen Ausnahmen (siehe oben) überhaupt verpflichtet, Kopien zu verschicken. Meistens ist das eine Kulanzleistung.

          Frag doch mal, ob sie die Abrechnungsbelege per Mail versenden – das vermeidet Porto und Kopierkosten. 😉

          Es gibt im Mietrecht viele Dinge, die sehr konkret geregelt sind – an die sich aber dennoch keiner hält. Das gilt übrigens für Vermieter und Mieter gleichermaßen. Es mangelt meiner Meinung nach nicht an Regelungen, sondern eher an deren (durchaus notwenigen und sinnvollen) Einhaltung.

  2. Hallo Jan,
    vielen Dank für den superinformativen Blog, der mir den Großteil meiner Fragen bereits beantwortet hat =) nur eine ist mir noch etwas unklar: der ehemalige Vermieter hat in der NK-Abrechnung auch die Verwaltervergütung mit abgerechnet, was im Mietvertrag nicht vereinbart ist (lediglich Hauswartskosten, aber das ist ja wieder etwas anderes), und m.E. nicht rechtens ist. In §1 Betriebskosten ist das ja eigentlich auch so geregelt. Trotz mehrfachen Hinweisen kam dazu von ihm auch noch nichts. Gibt es dazu vielleicht eine noch deutlichere Regelung, die ich ihm vorlegen kann?
    Herzlichen Dank und weiter so! 🙂
    LG Lea

    • Hallo Lea,
      in Gewerbemietverträgen können die Kosten der Hausverwaltung als umlagefähig vereinbart werden.
      Im Wohnraummietrecht hingegen sind sie generell unzulässig. Das ergibt sich aus § 1 Abs. 2 Betriebskostenverordnung: „Zu den Betriebskosten gehören nicht: die Kosten der (…) Verwaltung (…) (Verwaltungskosten)“. Eindeutiger geht eigentlich nicht 😉
      Es kommt also darauf zunächst an, um welche Art Mietvertrag es sich handelte.
      Solange der Vermieter von Wohnraum die Kosten der Verwaltung mit abrechnet, ist die Abrechnung materiell falsch. Das lässt sich dadurch lösen, dass durch den Mieter diese Position vom Gesamtergebnis abgezogen wird und nur der verbleibende Restbetrag einer Nachzahlung gezahlt wird. Eine Korrektur der Abrechnung durch den Vermieter ist DESWEGEN NICHT NOTWENDIG! Bei einem dann verbleibenden Guthaben muss der Vermieter das auszahlen. Weigert er sich beharrlich, ist ein Gang vor Gericht ratsam und angemessen.
      Beste Grüße, Jan

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht.