Eine häufig diskutierte Frage ist, welche Kosten im Abrechnungszeitraum abgerechnet werden können. Sprich: In welchem Abrechnungszeitraum ist die Ansatzfähigkeit der Kosten gegeben? Dabei gibt es drei Möglichkeiten:

  • Leistungsprinzip – es wird der betriebswirtschaftliche Kostenbegriff angesetzt, wonach der „Verzehr“ von Leistungen im Abrechnungszeitraum maßgeblich ist. Dabei werden zeitanteilige Kostenabgrenzungen erforderlich, weil der Zeitraum der Leistung nicht mit dem Abrechnungszeitraum übereinstimmen muss.
  • Abrechnung nach Rechnungen – es werden Parameter der Rechnung des Versorgers angesetzt (Rechnungsdatum, Eingang der Rechnung beim Versorger, Datum der Fälligkeit der Rechnung). Hierbei sind keine Kostenabgrenzungen notwendig.
  • Abflussprinzip – die Rechnungen werden demjenigen Abrechnungszeitraum zugewiesen, in dem der Vermieter sie bezahlt hat. Auch hierbei sind keine Kostenabgrenzungen notwendig. Exkurs: Ausschließlich in dieser Variante werden Jahresabrechnungen der Wohnungseigentümergemeinschaft erstellt.

Weder das Gesetz, noch die Betriebskostenverordnung regeln, welche Kosten in einen Abrechnungszeitraum gehören. Ist hingegen im Mietvertrag geregelt, welches Verfahren angewendet werden soll, ist die Sache klar: Was hierzu im Vertrag steht, muss angewandt werden.

Ist im Mietvertrag jedoch nichts geregelt, hat der Vermieter ein Wahlrecht zwischen Leistungsprinzip und Abflussprinzip:01)BGH VIII ZR 49/07 GE 2008, 471

Unser Favorit: Das Leistungsprinzip

Man könnte nach dem Wortlaut so argumentieren: Die Betriebskostenabrechnung bzw. Nebenkostenabrechnung soll über Kosten abrechnen. In der Betriebswirtschaft sind „Kosten diejenigen Belastungen, die aus dem Verbrauch von Gütern materieller oder immaterieller Art stammen.“02)Langenberg in Schmidt-Futterer § 556 BGB Rdn. 305 Sie sind unabhängig von Auszahlungen oder Ausgaben. Dabei kommt es nicht einmal darauf an, wann oder gar ob der Vermieter die Rechnungen bezahlt hat.03)LG Düsseldorf DWW 1999, 354

Diese Variante stellt also allein darauf ab, welche Güter im Abrechnungszeitraum verbraucht wurden, um zur Ansatzfähigkeit der Kosten zu gelangen.

Deshalb halten wir diese Variante für die fairste Lösung, obgleich Sie für den Vermieter einen gewissen Mehraufwand bei der Abrechnungserstellung bedeutet. Allerdings können nahezu alle wohnungswirtschaftlichen Buchhaltungsprogramme zwischen Buchungsperiode einerseits und Abrechnungsperiode andererseits unterscheiden. Bei entsprechend durchgängiger Handhabung hält sich der Mehraufwand also in Grenzen.

Auch wegen der Heizkostenverordnung sinnvoll

Einen weiteren Aspekt muss man bei der Ausübung des Wahlrechts beachten: Heiz- und Warmwasserkosten sind laut Heizkostenverordnung zwingend nach Verbrauch abzurechnen. Das bedeutet aber auch, dass nur die verbrauchten Kosten angesetzt werden dürfen. Man muss hier also ohnehin zwingend nach dem Leistungsprinzip verfahren.04)BGH VIII ZR 156/11 GE 2012, 401

Irgendwie nicht logisch: Abrechnung nach Rechnungen

nebenkosten-blog.de Ansatzfähigkeit der Kosten

Wir fanden niemanden, der so abrechnet.

Uns ist nicht nachvollziehbar, weshalb Rechnungsdaten, Posteingang oder Zahlungsfälligkeiten zur Einschätzung, in welchem Abrechnungszeitraum die Ansatzfähigkeit der Kosten gegeben ist, dienlich sein sollen. Wir halten das für willkürliche Parameter und haben auch nach langer Recherche niemanden gefunden, der diese Methode empfiehlt oder praktiziert.

Schlechterdings gibt es auch keine uns bekannte BGH-Entscheidung, die diesen Weg wenigstens juristisch untermauern würde. Er sei hier deshalb nur der Vollständigkeit am Rande erwähnt.

Noch vertretbar: Das Abflussprinzip

Dabei wird eine Rechnung demjenigen Abrechnungszeitraum zugeordnet, in dem Sie bezahlt wurde. Es sei für die Ermittlung der Ansatzfähigkeit der Kosten also nicht relevant, für welchen Abrechnungszeitraum die Rechnung angefallen ist, sondern lediglich, in welchem Abrechnungszeitraum der Abfluss der Geldmittel erfolgte. Zwar hat der BGH hiermit zahlreichen Vermietern einen vermeintlich leichteren Weg geebnet. Allerdings halten wir auch dieses Verfahren für willkürlich, weil der Vermieter auch den Zahlungsfluss steuern kann.

Allein bei der Vermietung von Wohnungseigentum kann dieses Verfahren interessant sein, aber auch nur dort. Der WEG-Verwalter hat die Verwalterabrechnung (Jahresabrechnung der WEG) zwingend nach dem Abflussprinzip zu erstellen. Wenn der Vermieter jetzt noch die Abrechnungsschlüssel der WEG mietvertraglich vereinbart hat (was zulässig ist!), kann er die umlagefähigen Abrechnungspositionen eins zu eins an den Mieter reichen und dessen Vorauszahlungen abziehen.

Am Beispiel: Leistungsprinzip vs. Abflussprinzip

Leistungsprinzip

01.02.2015 Zahlung Schlussrechnung 2014 an Stadtwerke: 49,99 Euro
01.04.2015 Zahlung Abschlag 2015 Stadtwerke: 100,00 Euro
01.06.2015 Zahlung Abschlag 2015 Stadtwerke: 100,00 Euro
01.08.2015 Zahlung Abschlag 2015 Stadtwerke: 100,00 Euro
01.10.2015 Zahlung Abschlag 2015 Stadtwerke: 100,00 Euro
01.12.2015 Zahlung Abschlag 2015 Stadtwerke: 100,00 Euro
29.01.2016 Zahlung Schlussrechnung 2015 an Stadtwerke: 115,55 Euro

Nach Leistungsprinzip sind also Kosten für 2015 entstanden in Höhe von: 615,55 Euro (fett dargestellt).

Abflussprinzip

01.02.2015 Zahlung Schlussrechnung 2014 an Stadtwerke: 49,99 Euro
01.04.2015 Zahlung Abschlag 2015 Stadtwerke: 100,00 Euro
01.06.2015 Zahlung Abschlag 2015 Stadtwerke: 100,00 Euro
01.08.2015 Zahlung Abschlag 2015 Stadtwerke: 100,00 Euro
01.10.2015 Zahlung Abschlag 2015 Stadtwerke: 100,00 Euro
01.12.2015 Zahlung Abschlag 2015 Stadtwerke: 100,00 Euro
29.01.2016 Zahlung Schlussrechnung 2015 an Stadtwerke: 115,55 Euro

Nach Abflussprinzip sind also in 2015 gezahlt worden: 549,99 Euro (fett dargestellt).

Ergebnis des Vergleichs – pro Leistungsprinzip & contra Abflussprinzip

Pro Leistungsprinzip: Außer bei der Vermietung von Wohnungseigentum ist einfach nicht erkennbar, weshalb nun 549,99 Euro für 2015 angefallen sein sollen, statt 615,55 Euro. Sicher kann der Vermieter die Schlussrechnung 2015 über 115,55 Euro dann in der Nebenkostenabrechnung 2016 ansetzen. Aber warum sollte er?

Contra Abflussprinzip: Bei einem Mieterwechsel während des Abrechnungszeitraumes kann es die betreffenden Mieter unangemessen benachteiligen, wenn sie mit Kosten belastet werden, deren Anfall nicht in ihrer Mietdauer lag. Deshalb werden zusätzliche Abrechnungsschritte notwendig, die nur schwer nachzuvollziehen sind: Wo es beim Leistungsprinzip reicht, die Kosten tageweise auf die ein- und ausziehenden Mieter zu verteilen, muss beim Abflussprinzip auch noch eine zeitanteilige Gewichtung erfolgen. Dieser Quadratunsinn hebt die vermeintlichen Einsparungen beim Aufwand der Abrechnungserstellung unserer Ansicht nach vollständig auf.

Kostenabgrenzung beim Leistungsprinzip und Ansatzfähigkeit der Kosten

Sind Abrechnungszeitraum und Leistungszeitraum der Rechnung nicht identisch, muss der Vermieter die Kosten den einzelnen Abrechnungsperioden zuordnen (Kostenabgrenzung). Das klingt schwieriger, als es ist.

Beispiel:
Abrechnungszeitraum Nebenkosten 01.01.2015 bis 31.12.2015.
Rechnung vom 15.10.2015 für Winterdienst 01.11.2015 bis 30.04.2016 über 600,00 Euro.
Es ist einem jeden Vermieter zuzutrauen (und Verwaltern ohnehin), dass der Rechnungsbetrag durch sechs Monate dividiert, anschließend mit zwei Monaten multipliziert wird und nur 200,00 Euro in die Abrechnung 2015 eingestellt werden. Die verbleibenden 400,00 Euro werden „gemerkt“ oder gleich buchhalterisch in die Abrechnung 2016 eingestellt.

Aperiodische Kosten: Wann verteilen?

Kosten, die nicht in jedem Abrechnungsjahr anfallen, sind beispielsweise: Der Austausch des Sandes eines Spielplatzes (Gartenpflegekosten), Tankreinigungen für Öltanks, Eichgebühren für Wasserzähler und so weiter. Hier stellte sich früher die Frage, wann und wie solche Kosten in die Nebenkostenabrechnung eingestellt werden können.

Der Bundesgerichtshof hat entschieden, dass der Vermieter solche Kosten in demjenigen Jahr in voller Höhe in die Abrechnung aufnehmen kann, in dem sie entstanden sind.05)BGH VIII ZR 221/08 GE 2010, 118 Der Vermieter kann jedoch auch die Kosten nur anteilig in die Abrechnung einstellen (zum Beispiel fünf Jahre lang ein Fünftel der Eichgebühren für Wasserzähler).

Wenn, dann richtig: Das eine oder andere Prinzip muss durchgehalten werden!

Zwar kann der Vermieter nach Ansicht des BGH zwischen beiden Abrechnungsvarianten wechseln, schlimmstenfalls sogar jährlich.06)BGH VIII ZR 49/07 GE 2008, 471 Allerdings sollte der Vermieter das allein schon aus Eigeninteresse vermeiden. Mieter vergleichen Nebenkostenabrechnungen immer mit denen des Vorjahres, um etwaige Kostensteigerungen zu erkennen. Das ist auch richtig so und dient der Plausibilitätsprüfung.

Durch den Wechsel des Abrechnungsprinzips werden unweigerlich Kostenschwankungen auftreten, die der Mieter bemerken wird. Schlimmstenfalls wird er hier Manipulationen vermuten, bestenfalls fragt er einfach nur nach. Beides verursacht für den Vermieter unnötige Korrespondenz und „Erkläraufwand“.

Praxistipp:
Das kann man dadurch vermeiden, dass man den Abrechnungsmodus nicht wechselt.

Fußnoten / Quellennachweis   [ + ]