Nicht nur die technische Bestandsaufnahme des Objektes, sondern auch die durchdachte Anlage der WEG-Buchhaltung im Verwaltungsprogramm ist zentraler und grundlegender Bestandteil der Übernahme eines Verwaltungsobjektes. Dabei kann das Verwaltungsprogramm (EDV) noch so gut sein: Die Weichen für eine vernünftige WEG-Buchhaltung stellt der Verwalter. Wenn hier bereits bei der Objektanlage ausreichend Denkarbeit investiert wird, lassen sich später aufwendige Korrekturen vermeiden.

Aufbau des Kontenplans der WEG-Buchhaltung

Die WEG-Buchhaltung hat die Aufgabe, Stand und Veränderung des Gemeinschaftsvermögens sowie die laufende Entwicklung der Einnahmen und Ausgaben periodenweise aufzuzeichnen.

Im Gegensatz zu den allgemeinen Grundsätzen einer geordneten Buchführung geht es im Wohnungseigentumsrecht jedoch nicht um die Aufstellung einer Bilanz und einer Gewinn- und Verlustrechnung. Hierzu ist der Verwalter nicht verpflichtet. Es genügt eine Einnahmen- und Ausgabenrechnung mit Aufteilung des Ergebnisses auf die Wohnungseigentümer.01)OLG Frankfurt OLGE 1984, 333 02)BayObLG BReg 2 Z 81/85 NJW-RR 1987, 595 03)KG 24 W 6339/91 NJW-RR 1992, 845 04)OLG Düsseldorf I-3 Wx 123/03 ZMR 2004, 282

Selbstverständlich genügen für eine umfassende Information der Wohnungseigentümer hierfür nicht nur Einnahmen- und Ausgabenkonten. Die Einnahmen- und Ausgabenrechnung muss vielmehr um einige Bestandskonten erweitert werden:

All diese Angaben werden im Zusammenhang mit der WEG-Abrechnung in einem Geldbestandsnachweis oder Status dargestellt. Nur damit haben die Wohnungseigentümer ein taugliches Mittel zur Prüfung der vorgelegten Abrechnung.

Aufteilung in umlagefähige und nicht umlagefähige Aufwandskonten

Nicht zwingend erforderlich, aber unter Umständen für die Wohnungseigentümer sinnvoll ist die Aufteilung der Sachkonten in zwei Kategorien. Hierbei bildet die Betriebskostenverordnung die Trennlinie in umlagefähige Kosten und nicht umlagefähige Kosten.

Personenkonten auf der Einnahmeseite

Im täglichen Verwaltungsgeschäft unerlässlich und mittlerweile dank EDV-nebenkosten-blog.de WEG-Buchhaltunggestützter Buchhaltung auch weit verbreitet ist die Einrichtung von Personenkonten je Wohnungseigentümer. Hierbei handelt es sich um das sogenannte Hausgeldkonto, Wohngeldkonto09)der Begriff ist wegen des staatlichen Wohngeldes irreführend und daher abzulehnen oder Eigentümerkonto.10)BayObLG 2Z BR 58/03

Der Vorteil von Personenkonten liegt klar auf der Hand: Etwaige Fehlbeträge lassen sich umgehend feststellen und die erforderlichen Maßnahmen einleiten. Auch häufig vorkommende Hausgeldüberzahlungen sind leicht auffindbar. Das setzt natürlich voraus, dass die WEG-Buchhaltung grundsätzlich zeitnah erfolgt.

Hierbei spielt es keine Rolle, von wem die Zahlungen kommen. Häufig anzutreffen ist beispielsweise, dass bei einer vermieteten Eigentumswohnung der Mieter das monatliche Hausgeld des Eigentümers direkt an den Verwalter zahlt. Für die Verbuchung des Zahlungsflusses ist allein die Tilgungsbestimmung maßgeblich.

Grundsätzliche Anforderungen an die WEG-Buchhaltung

Die Buchführung muss geordnet sein. Die Wohnungseigentümer müssen in der Lage sein, die Gegenüberstellung der Einnahmen und Ausgaben anhand der Belege mit einer zumutbaren Sorgfalt zu verstehen und nachzuprüfen.11)BayObLGZ 1975, 369, 372 12)BayOBLG WuM 1987, 101 Die Geschäftsfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.

Zweck der WEG-Buchhaltung ist nicht nur die Information der Wohnungseigentümer, sondern auch die Kontrolle der ordnungsgemäßen Tätigkeit des Verwalters.

Zwar ist die Einrichtung der WEG-Buchhaltung wesentlich von der Größe der Wohnungseigentümergemeinschaft abhängig. Dennoch müssen Mindestanforderungen erfüllt werden, die die Wohnungseigentümer in die Lage versetzen, ihre Prüfungsbefugnis13)§§ 28 Abs. 5, 29 Abs. 3 WEG selbst auszuüben.14)BayObLG ZMR 1985, 212

Wie in jeder Buchführung gilt auch hier: Keine Buchung ohne Beleg. Über die korrekte Ablage der Belege gibt es verschiedene Ansichten. Unserer Auffassung nach sollte der Verwalter die Belegablage an den Wünschen der Wohnungseigentümer ausrichten.

Selbstverständlich ist der Zweck der WEG-Buchhaltung nur erfüllt, wenn sie zeitnah erfolgt. Nur dann kann der Verwalter neben etwaigen Fehlbeträgen auf den Eigentümerkonten auch die ausreichende Bemessung des aktuellen Wirtschaftsplanes prüfen und erforderlichenfalls Maßnahmen zur Liquiditätssicherung ergreifen. Es entspricht jedenfalls nicht mehr ordnungsgemäßer Verwaltung, wenn die Buchführung für das Vorjahr im darauffolgenden März noch nicht abgeschlossen ist.15)BayObLGZ 1975, 369, 372

Die Personenkonten der Wohnungseigentümer sind so zu buchen, dass sich etwaige Salden – notfalls vor Gericht – leicht erklären lassen. Das gilt selbstverständlich auch für Salden aus Vorjahren. In Ermangelung einer Tilgungsbestimmung werden Teilzahlungen auf die älteste Forderung gebucht.16)§ 366 Abs. 2 BGB

Fußnoten / Quellennachweis   [ + ]